Smarte IT-Dokumentation
Systematische IT-Dokumentation schützt Netzwerke in Unternehmen
Mit der Inventarsoftware von Timly IT-Assets ganzheitlich verwalten
Eine vollständige IT-Dokumentation hilft dabei, gleich mehrere typische Baustellen der IT-Infrastruktur zu schließen. Netzwerkpläne unterstützen bei strategischen Entscheidungen, aber auch bei der Fehlersuche. Das Lizenzmanagement für Hard- und Software ist essenziell, um reibungslose Arbeitsabläufe nicht zu gefährden. Nicht zuletzt profitiert die IT-Sicherheit davon, wenn es keine „vergessene“ Hardware im internen Netz gibt. Die bietet nämlich Cyberkriminellen eine verwundbare Flanke. Die Inventarsoftware des Schweizer Softwareanbieters Timly ermöglicht es, wichtige Informationen an einem zentralen Ort zu sammeln und die erfassten Daten Mitarbeitern mit Hilfsmitteln wie Smartphone und der Timly-App auf eine einfache Weise am Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen.
Für sichere IT-Infrastruktur Dokumentation notwendig
Eine IT-Landschaft in Unternehmen wird mit der Zeit oft unübersichtlich. Erstellen IT-Mitarbeiter von Beginn an konsequent eine umfassende IT-Dokumentation, bleiben Standorte und Zustand einzelner IT-Assets dennoch transparent. Doch es ist nicht damit getan, die interne IT einmalig zu erfassen. Viele hinterlegte Parameter sind hochdynamisch, etwa Standorte, persönliche Zuordnung und Versionsstände von Betriebssystemen sowie installierter Software. Wo möglich, sollten Informationen automatisiert erhoben werden. Für alle anderen Fälle hilft eine möglichst flexible Inventarisierungssoftware, deren Inhalte sowohl am Arbeitsplatz aufgerufen als auch aktualisiert werden können. Für die zentrale IT-Administration sind hingegen Filtermöglichkeiten und smarte Erinnerungen an Termine und andere wichtige Ereignisse von besonderer Bedeutung.
Mit Timlys Software haben Sie die IT-Dokumentation immer im Blick. (Copyright: Timly Software AG)
Ganzheitliche IT-Dokumentation: Aufbau und Inhalte
Mit dem Begriff der ganzheitlichen IT-Dokumentation ist eine vollständige Erfassung von IT-Assets gemeint. Dazu gehören auf unterster Ebene Hardware und Software. Auf dem nächsthöheren Abstraktionslevel müssen Verknüpfungen und Positionen im eigenen Netzwerk erfasst werden. So besteht ein PC-Arbeitsplatz in der Regel aus einer Vielzahl an Komponenten, wie dem Rechner, einem Monitor und der weiteren Peripherie. Aber auch die installierte Software gehört normalerweise fest zu einem Computer. Ein weiterer Faktor sind beispielsweise Netzwerkparameter wie IP-Adressen und Bezeichnungen von Freigaben.
Die zu erfassenden Attribute für IT-Assets sind höchst unterschiedlich. Es zählen dazu Standorte, organisatorische Zuordnungen, Ansprechpartner aus der IT-Administration sowie Laufzeiten von Lizenzen und Garantien. Hier liegt eine besondere Herausforderung der Dokumentation: Sie muss möglichst umfassend, aber dennoch praktisch handhabbar sein.
Tagesaktuelle IT-Dokumentation – Software als wichtiger Faktor
Die für eine IT-Dokumentation verwendete Software gehört zu den entscheidenden Kriterien für die Praxistauglichkeit. Timly geht mit einer cloudbasierten Software-as-a-Service-Lösung an den Start. Die Daten lagern auf einem Cloud-Server, Zugriff wird über ein internetfähiges Endgerät gewährt. Ein Berechtigungssystem und die eingesetzte Transportverschlüsselung sorgen für Datensicherheit.
Die für Smartphones und Tablets optimierte Timly-App ermöglicht einen Zugriff auf den Datenbestand von nahezu jedem Arbeitsort aus. Für Vereinfachung sorgen dabei QR-Codes, die als Identifizierungsmerkmal an Assets befestigt und in der Timly-App eingescannt werden können.
Profile und Verknüpfungen für die zu erfassenden Gegenstände und virtuellen Elemente lassen sich frei anpassen. So sind Standortzuordnungen möglich, genauso logische Verbünde, etwa für Arbeitsplätze oder ein Server-Rack. Verantwortliche können sich Schablonen für zu erfassende IT-Assets anlegen und die notwendigen Attribute bestimmen. Die integrierte digitale Akte ermöglicht es, auch Dokumente zu einem Gegenstand oder einer Lizenz abzulegen. Jedes erfasste Element erhält einen eigenen Kalender, in den alle notwendigen Termine eingetragen werden können. Auf Wunsch versendet das System Benachrichtigungen zur Erinnerung.
Configuration Management, Administration der Lizenzen und Versionsstandverwaltung sind auf diese Weise in einer Software zusammengefasst. Dadurch lassen sie sich beispielsweise für einen logischen Verbund ausgeben und entsprechend koordinieren.
IT-Dokumentation erstellen mit automatisiertem Helfer
Faktoren, die sich permanent ändern, verursachen in einer IT-Dokumentation die meiste Arbeit. Müssen Informationen manuell angepasst werden, bedeutet dies Aufwand und erhöht das Risiko, dass wichtige Daten bei Bedarf nicht aktuell sind.
Timly kooperiert mit Lansweeper , dem Marktführer für IT-Asset-Management-Software. Dessen Programm erhebt automatisiert im eigenen Netzwerk angemeldete Rechner und die darauf installierte Software. Versionsstände werden mit einer Datenbank für bekanntgewordene Sicherheitsschwachstellen abgeglichen. Sind Elemente aus dem eigenen Netzwerk betroffen, versendet Lansweeper eine Warnmeldung. Die in der IT-Asset-Management-Lösung erkannten Elemente können über eine Schnittstelle (API) direkt in Timly importiert und mit den dort verwalteten Assets verknüpft werden. Auf diese Weise ist die einheitliche Verwaltung von sämtlicher Hard- und Software möglich.
Auch mobil immer dabei: Timlys App für smarte IT-Dokumentation. (Copyright: Timly Software AG)
Inventarverwaltung in der IT: Alternativlose Pflichtaufgabe
Nicht nur um Ressourcen sinnvoll und effektiv einsetzen zu können, ist eine vollständige IT-Dokumentation wichtig. Verantwortliche müssen wissen, wo sich IT-Assets befinden und in welchem Zustand sie sind. Spätestens bei einem Sicherheitsvorfall kann dies für den entscheidenden Zeitvorsprung sorgen, um größere Schäden abzuwenden.
