Instandhaltungssoftware
Mit Instandhaltungssoftware von Timly die (IT-)Sicherheit systematisch erhöhen
Warum Wartung und Instandhaltung in Unternehmen immer wichtiger werden
Die Nutzung einer Instandhaltungssoftware würde man intuitiv im Bereich Facility-Management empfehlen. Bei genauerer Betrachtung füllt die softwarebasierte Inventarverwaltung allerdings auch im IT-Bereich eine Lücke, die in der Vergangenheit häufig für Probleme bei Compliance und Sicherheit gesorgt hat. Die Vulnerabilität einer IT-Infrastruktur hängt maßgeblich mit deren Aktualität zusammen. „Vergessene“ Hardware-Komponenten können zum Einfallstor in ein eigentlich gut abgesichertes Firmennetzwerk werden. Die akribische Erfassung verwendeter Software-Versionen, inklusive Patchlevel, erspart bei Bekanntwerden von kritischen Sicherheitslücken hektische Reaktionen.
Damit die Inventarverwaltung keinen unverhältnismäßigen Aufwand generiert, muss die verwendete Instandhaltungssoftware bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Timly hat sich auf die ganzheitliche Verwaltung aller im Unternehmen verwendeten Assets spezialisiert. Seine Praxistauglichkeit beweist die Software-Lösung bereits seit Jahren in Firmen, Behörden und Organisationen aller Art.
Timly Instandhaltungssoftware – Marktführer mit einfachem Konzept
Damit eine Software in ihrem Einsatzgebiet erfolgreich ist, muss sie einfach in der Handhabung sein und Probleme lösen, anstatt Mehrarbeit zu erzeugen. Timly versteht sich als ganzheitliches Werkzeug rund um das Thema Inventar. Es lassen sich sowohl Maschinen und Anlagen sinnvoll damit verwalten, als auch Assets wie virtuelle Maschinen oder Softwarelizenzen. Basis für den flexiblen Einsatz ist ein cloudbasierter Speicher. Die DSGVO-konforme Bereitstellung und Administration übernimmt der Anbieter. Ein feingranulares Rechtesystem sorgt dafür, dass Mitarbeiter nur Zugriff auf für sie vorgesehene Daten haben. Das Firmennetzwerk muss nicht für die Nutzung der Instandhaltungssoftware geöffnet werden. Dennoch haben auch Mitarbeiter im Außendienst oder im Homeoffice Zugriff auf den Datenbestand.
Erfasste Assets werden mit einem QR-Code gekennzeichnet. Danach lassen sich mobile Barcodescanner für den Aufruf eines Profils nutzen. Die mobile App von Timly vereinfacht die Handhabung zusätzlich. Bei Verwendung auf einem Smartphone oder Tablet reicht die integrierte Kamera zum Einscannen von QR-Codes. Im Profil eines Assets können beliebige Informationen hinterlegt werden. Neben Typbezeichnungen und technischen Daten sind dies zum Beispiel Dokumente, Checklisten und Multimediadateien. Für die bessere Übersichtlichkeit sorgen Container-Objekte, denen sich Unterobjekte zuordnen lassen. So kann ein physikalischer Server diverse virtuelle Maschinen enthalten, auf denen wiederum Betriebssysteme und Anwendungsprogramme installiert sind. Das gleiche Prinzip lässt sich für ein Kundendienstfahrzeug anwenden, dem Ausstattung und Werkzeug fest zugeordnet werden. Mitarbeiter haben über ihre Smartphones permanent Zugriff auf alle hinterlegten Informationen und können Daten ergänzen oder aktualisieren.
Der Wartungsplaner als Schlüsselelement
Die Zeiten, als mit der einmaligen Einrichtung von Hardware-Komponenten oder technischen Anlagen die Arbeit getan war, sind vorbei. Neben arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften, die beispielsweise den sogenannten E-Check nach der DSGVO vorschreiben, gibt es regelmäßige Patch-Days für Software und zahlreiche Wartungs-/Inspektionsarbeiten, die immer wieder anfallen. Eine dezentrale Verwaltung ist nicht zweckmäßig. Oft bietet es sich auch an, anstehende Arbeiten an einem Termin zusammenzufassen.
Bei Timlys Wartungsplaner wird für jeden in seiner Instandhaltungssoftware erfassten Gegenstand ein eigener Kalender zur Verfügung gestellt. Termine sind so für die IT-Administratoren übersichtlich einsehbar. Zudem versendet die Instandhaltungssoftware auf Wunsch automatisiert Benachrichtigungen an Verantwortliche. Hierbei lassen sich auch externe Dienstleister einbinden. Die Gefahr, dass Updates für verbaute Hardware übersehen werden, ist nicht gegeben. Auch an Mitarbeiter im Homeoffice zugeordnete Hard- und Software bleibt mit Timly im Fokus.
Einheitliche Softwarelösungen sorgen für Akzeptanz
Administrative Tätigkeiten halten Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit ab und werden oft als lästig empfunden. Kommen im Unternehmen unterschiedliche Software-Lösungen parallel zum Einsatz, besteht das Risiko, dass Informationsverluste an den Schnittstellen auftreten. Timly eignet sich zur Verwaltung von Fahrzeugen gleichermaßen wie zur Erfassung von Möbelstücken. Die Instandhaltungssoftware wird von Kunden aus dem Handwerk verwendet, aber auch von Stadtverwaltungen und DAX-Konzernen. Die Universalität im Bereich der Inventarverwaltung sorgt dafür, dass Mitarbeiter sich in diesem Bereich nur mit einer Software-Lösung auseinandersetzen müssen. Auftretende Fragen lassen sich mit der App auf dem Smartphone beantworten. Ebenso ist es möglich, durchgeführte Arbeiten in Echtzeit zu dokumentieren oder Meldungen über Defekte weiterzuleiten. Dieses Konzept wird erfahrungsgemäß durch die Anwender als Arbeitserleichterung aufgefasst und fördert die Akzeptanz.
Instandhaltung und IT – Vorteil für den ganzheitlichen Ansatz
Auf Desktop-PCs sorgen Virenscanner für eine gewisse Sicherheit. Updates der Betriebssysteme werden in der Regel automatisch eingespielt. Daher verlagern sich Angriffe von Cyberkriminellen häufig auf Geräte der Peripherie. Bekannte Beispiele sind Attacken auf Netzwerkdrucker in Unternehmen, die aufgrund veralteter Firmware vulnerabel waren. Auch VoIP-Telefonie und Faxgeräte sind in der Praxis Ziele von Cyberkriminellen. Eine weitere Gefahr stellen hardwarenahe Angriffe dar, die sich auf verbaute Komponenten beziehen, die keinem automatischen Update-Prozess unterliegen.
Automatisierung und smarte Elemente sind Bestandteile der Industrie 4.0. Alltagsgegenstände und Komponenten in der Produktion werden vernetzt und agieren miteinander. Die Operational Technology (OT) bietet Cyberkriminellen weitere Angriffspunkte. Instandhaltung wird zu einer ganzheitlichen Aufgabe, die nicht mehr nur der Leistungsfähigkeit von Maschinen und Anlagen dient. Eine Instandhaltungssoftware hilft dabei, im Unternehmen verwendete Assets und deren Wartung zentral zu koordinieren. Werden Sicherheitslücken bekannt, reicht eine Abfrage, um zu wissen, wo angreifbare Komponenten verbaut sind.
Moderne Instandhaltungssoftware: Schweiz als Homebase für Kunden in ganz Europa
Timly hat seinen Sitz in Zürich und legt trotz Verbreitung in ganz Europa einen besonderen Fokus auf Kunden im deutschsprachigen Raum. Verwendete Server werden ausschließlich in Deutschland gehostet. Vorteil einer lokalen Lösung ist, dass Entwickler die Anforderungen vor Ort im Blickpunkt behalten. Dazu gehören etwa maßgebliche Normen wie die DIN 31051 für Instandhaltung in Unternehmen. So unterstützt die Software bei der Einhaltung von Vorschriften und der Dokumentation. Dadurch sind im Fall der Fälle einfach rechtssichere Nachweise gegenüber Behörden oder Herstellern zu erbringen.
Instandhaltungssoftware – erst testen dann starten
Im Bereich der Software für Instandhaltung sind etablierte Lösungen verschiedener Anbieter auf dem Markt erhältlich. Diese objektiv miteinander zu vergleichen, ist schwierig. Im Einzelfall sind die Anforderungen eines individuellen Unternehmens entscheidend. Timly wurde ursprünglich entwickelt, um die Herausforderung der Inventarverwaltung eines mittelständischen Bauunternehmens und die Verwaltung von Sicherheitsschulungen der Mitarbeiter zu lösen. Dieses Prinzip behielten die Entscheider bei. Die Entwickler stehen im engen Austausch mit Kunden aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen. Dabei wurde die Flexibilität aus den Zeiten der Startup-Phase bewahrt, um auf Anforderungen an die Instandhaltungssoftware reagieren zu können. Erweiterungen wie eine Selbstinventurfunktion für im Homeoffice befindliche Geräte oder das Einbinden von IoT-Sensoren sind zwei Beispiele dafür. Timly bietet Interessierten neben einer ausführlichen Beratung auch eine kostenlose Testphase des vollen Funktionsumfangs an.
