Schrems II
Stichtag für Schrems II rückt näher – Conga kommentiert
Am 27. Dezember 2022 tritt das neue Mandat der Europäischen Kommission in Kraft, nach dem alle bestehenden Verträge von Unternehmen innerhalb der EU und des EWR in Übereinstimmung mit den Standardvertragsklauseln (SCC) aktualisiert werden müssen. Alle EU- und EWR-Organisationen müssen alle Datenübermittlungen in Nicht-EU-Länder im Rahmen der neuen SCC einzeln prüfen. Dieses Urteil folgt auf die Entscheidung des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) im Jahr 2020, neu zu bewerten, wie Unternehmen ihre Daten außerhalb der EU und des EWR weitergeben.
Charles Cao, Senior Director of Global Strategy bei Conga Conga , erklärt, wie Unternehmen diesen Übergang angehen sollten:
"Um negative Auswirkungen nach dem bevorstehenden Stichtag zu vermeiden, sollten Unternehmen zunächst Prozesse zur Identifizierung sämtlicher Datenübertragungen in Drittstaaten und den Einsatz von Drittstaaten-Dienstleistern aufsetzen. Dies erfordert einen umfassenden Schulungs- und Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass diese neuen Prozesse klar verstanden, durchgesetzt und vollständig in die normalen Abläufe integriert werden – einschließlich der Durchführung von Folgenabschätzungen für den Transfer und der Steuerung des grenzüberschreitenden Datenflusses.
Für die Identifizierung von zu aktualisierenden Verträgen sollten Teams in der Lage sein, relevante Informationen in kürzester Zeit zu extrahieren, um sicherzustellen, dass alle Dokumente vollständig konform sind und kein Spielraum für Fehler bleibt. Bei einigen Unternehmen kann es zur Prüfung hunderter Verträge kommen. Dies manuell zu tun, wäre sowohl ineffizient als auch zeitaufwändig. Idealerweise setzen Unternehmen digitale Tools ein, die dabei helfen Risiken während des gesamten Vertragszyklus zu minimieren und den Wert künftiger Verträge durch standardisierte Prozesse, angefertigte Vorlagen unter Berücksichtigung der SCC und weitere Automatisierung zu steigern. Künstliche Intelligenz (KI) ist zum Beispiel in der Lage unstrukturierte Texte in Handelsverträgen zu isolieren und in aufbereitete Daten zu konsolidieren, die dann von einem Teammitglied überprüft werden können."
