Coronakrise und Digitalisierung
DRACOON: Die Krise als Chance für die Digitalisierung?
Ein Beitrag von Marc Schieder, CIO von DRACOON
Gerade während der aktuellen Pandemie sind die Arbeitgeber dazu angehalten, ihre Mitarbeiter – wo auch immer dies möglich ist – von Zuhause aus arbeiten zu lassen. Denn vor allem jetzt ist es von großer Bedeutung, dass Unternehmen ihren Angestellten ein sicheres Arbeiten aus dem Homeoffice ermöglichen. Das gilt für Firmen jeglicher Größe, vom Großkonzern bis zum Zwei-Mann-Betrieb.
So schwierig die derzeitige Situation auch ist: Diese Krise stellt gleichzeitig eine Chance für die Digitalisierung der Wirtschaft dar. Auch der Präsident des Branchenverbands bitkom, Achim Berg, gab letzte Woche im Rahmen einer Studie zum Thema Digitalisierung an, dass die aktuelle Krise die Bedeutung digitaler Technologien für Betriebe noch einmal verdeutlicht habe. Die Situation könne die Wirtschaft dazu bewegen, hier noch aktiver zu werden und das Thema weitervoranzutreiben. Berg sprach sich zeitgleich für die Entwicklung und den Ausbau neuer, digitaler Geschäftsprozesse aus.
Laut der besagten bitkom-Studie , die im Januar und Februar dieses Jahres durchgeführt wurde, ist die digitale Transformation innerhalb der Wirtschaft weitestgehend positiv besetzt – für neun von zehn Betriebe bedeutet sie vor allem eine Chance, nur fünf Prozent sehen in ihr ein Risiko. Interessant ist, dass Unternehmen bei Fragen zu den Hürden beim Einsatz neuer Technologien vor allem Anforderungen an den Datenschutz (79 Prozent) und Anforderungen an die technische Sicherheit (63 Prozent) angaben. Befragt wurden Firmen mit mehr als 20 Mitarbeitern jeglicher Branchen. Positiv daran ist, dass Betriebe die Themen Datensicherheit und -Schutz ernst zu nehmen scheinen. Andererseits verwundert es allerdings auch, da es durchaus zertifizierte, sichere technische Lösungen gibt, die Firmen gut geschützt bei der Digitalisierung begleiten.
Wie entscheidend die Möglichkeit für das Homeoffice auch beim Thema Recruiting ist, zeigt die Tatsache, dass viele Arbeitnehmer diesen Aspekt zum Einstellungskriterium machen. Wie die kürzlich erschienene Studie „Recruiting Trends“ des Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) der Universitäten Bamberg und Erlangen-Nürnberg sowie des Karriereportals Monster zeigte, spielt die Telearbeit gerade für aktuelle Berufseinsteiger eine entscheidende Rolle. Konkret würden vier von zehn Befragten der „Generation Z“ einen Job sogar ausschlagen, der ihnen diese Möglichkeit nicht bietet. Dies deutet darauf hin, dass Homeoffice in Zukunft ein „Must-Have“ für Betriebe sein wird, um neue Arbeitnehmer zu gewinnen und zu halten.
Vor allem aber ist die derzeitige Krise eine Gelegenheit für bislang skeptische Unternehmen, auf die Loyalität ihrer Mitarbeiter zu vertrauen und sich beweisen zu lassen, dass der Weg des Remote Working funktioniert. Gerade in Zeiten, in denen plötzlich Kinderbetreuung durch Schul- und Kita-Schließungen wegfallen, können Betriebe sich mit ihren Mitarbeitern solidarisieren und sich zuversichtlich zeigen, dass die Produktivität bei der Arbeit von Zuhause aus nicht leidet. Oft ist das Gegenteil der Fall, denn im Durchschnitt arbeiteten Fernmitarbeiter jeden Monat 1,4 Tage oder 16,8 Tage pro Jahr mehr als diejenigen, die im Büro sitzen. Dies zeigt eine neue Untersuchung des Unternehmens Airtasker. Auf diese Weise kommen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer gemeinsam und solidarisch durch die Krise.
Wenn ein Mitarbeiter aus dem Homeoffice arbeitet, ist er meist auf Ressourcen wie E-Mail, Telefon, Videokonferenz, Messenger oder die Dateisysteme angewiesen. Ein effektives Arbeiten scheitert häufig daran, dass die Mitarbeiter keinen sicheren Zugriff auf ihre Dateien haben, weil diese auf internen File Services gespeichert sind. Während viele andere Anwendungen wie z. B. E-Mail-, Messenger- oder Video-Software und andere Tools wie z. B. ein CRM bereits aus der Cloud bezogen werden, ist der File Service häufig nicht webbasiert.
Um auf diese Daten einen sicheren Zugriff von Zuhause aus zu gewähren, müssen VPN Remote Clients von der IT-Abteilung aufwendig für jeden einzelnen Mitarbeiter installiert werden. Damit sich auch die Stabilität verbessert, müssen zusätzliche Terminalservices aufgesetzt werden.
Entscheidend für ein produktives Arbeiten in den eigenen vier Wänden ist deshalb, auf die richtige technische Ausstattung zu setzen. Für die Verwendung eines modernen File Services ist weder ein VPN noch ein Terminalservice notwendig. Zeitgleich können damit bestehende Lösungen, z.B. MS SharePoint oder eine Branchensoftware integriert und als sicherer Speicherort für alle Dateien verwendet werden. Eine guter Service muss von jedem Ort aus via Internet sicher über die WEB-UI (also einen Browser) genutzt werden können. So bleibt die Verwendung flexibel und ist nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden. Mit zertifizierten, sicheren Lösungen ist die Kommunikation und Kollaboration mit Kollegen, Kunden und Partnern von überall aus möglich. Up- oder Download-Freigaben, aber auch die Nutzung eigener Datenräume, erleichtern die Zusammenarbeit und steigern die Produktivität. Auch die punktuelle Einbindung von externen Nutzern mit eingeschränkten Rechten ist wichtig, damit man eine exakte Kontrolle darüber hat, wer auf welche Dateien zugreift, denn auch die DSGVO-Konformität spielt beim Arbeiten von Zuhause aus eine entscheidende Rolle.
Damit die geschäftlichen Daten jederzeit geschützt sind, müssen Unternehmen auf Ende-zu-Ende Verschlüsselung setzen, denn nur so kann ein Abfluss der Informationen verhindert werden. Maßgeblich für Entscheider bei der Auswahl sollten zudem die Grundprinzipien „Privacy by Design“ und „Privacy by Default“ sein. Gerade Datenschutz und -Sicherheit lassen sich schwer nachträglich auf bestehende Lösungen „aufsetzen“. Diese wichtigen Aspekte sollten also bereits bei der Entwicklung mit einbezogen werden, sodass auch weniger technikaffine Nutzer bestens geschützt sind. Eine große Bedeutung spielen aber auch Zertifizierungen, die das hohe Level an Datenschutz und IT-Sicherheit belegen. Hier sind das BSI-C5-Testat, die Norm ISO 27001 und IDW PS 951 nur als Beispiele genannt.
Ich persönlich bin davon überzeugt, dass Betriebe mit der richtigen technischen Ausrüstung die derzeitige Krise gemeinsam mit ihren Mitarbeitern bewältigen können, ohne dabei an Produktivität oder Datensicherheit einzubüßen. Aus unserer Sicht kann die derzeitige Situation zu einem Aufschwung in Sachen Digitalisierung führen, weil gerade jetzt viele Betriebe ihre IT-Infrastruktur grundlegend modernisieren.
