Dokumentenmanagement
Wie sicher ist ein Cloud DMS?
Von Jens Büscher ist CEO von Amagno
Die Popularität von Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystemen hat in den letzten Jahren einen enormen Aufschwung erlebt, und das nicht ohne Grund. In jüngster Zeit häufen sich jedoch Berichte über bekannte Websites und Dienste, die Ziel von Hackerangriffen geworden sind. Dies führt dazu, dass in Unternehmen zunehmend Zweifel aufkommen, ob die Verlagerung von Daten in die Cloud wirklich eine kluge Entscheidung ist. Solche Vorfälle erwecken den Eindruck, dass die Speicherung von Kundendaten in der Cloud ein nicht zu unterschätzendes Risiko darstellen könnte. Wie steht es wirklich um die Sicherheit von Cloud DMS ? Diese Frage beantworten wir in diesem Beitrag!
Was ist überhaupt ein Cloud DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine zuverlässige Software zur übersichtlichen Organisation von Dokumenten. Es ermöglicht das schnelle und einfache Suchen, Bearbeiten, Speichern und Verfolgen von gescannten und digitalisierten Dokumenten. Darüber hinaus werden die in den Dokumenten enthaltenen Informationen automatisch erkannt und an externe Systeme wie CRM oder ERP weitergeleitet.
Der Einsatz eines DMS ermöglicht es konkret, komplexe Geschäftsprozesse automatisiert und digital abzubilden. Dadurch werden Brüche in der Informationsverarbeitung vermieden, Datenredundanzen reduziert und die Informationsbereitstellung optimiert. Darüber hinaus entlastet ein DMS die Umwelt und die Mitarbeitenden, die sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und ihr Potenzial voll ausschöpfen können. Ein Cloud DMS ist eine in der Cloud gehostete Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglicht, Dokumente und Akten sicher und effizient zu verwalten. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS, die auf firmeneigenen Servern installiert sind, benötigt ein Cloud-DMS keine lokale Hard- oder Software. Dies erleichtert den Zugriff und die Zusammenarbeit, da die Nutzer von überall und mit jedem internetfähigen Gerät auf das System zugreifen können.
Status Quo
Immer mehr Unternehmen kommen zu dem Schluss, dass die überstürzte Verlagerung aller Daten in die Cloud möglicherweise übereilt war. Zunehmende Berichte über Sicherheitsvorfälle bei der Nutzung von Cloud-Diensten verstärken den Eindruck, dass die Speicherung von Kundendaten auf Cloud-Servern erhebliche Risiken birgt.
In der neuen Ausgabe des alljährlichen internationalen ‚Risikobarometers‘ des Industrie- und Firmenversicherers Allianz Commercial liegen Cyberangriffe erneut auf Platz eins der größten Unternehmer Ängste. Auf dem zweiten Platz folgen Betriebsunterbrechungen – beide Kategorien sind eng verknüpft, da Hackerangriffe mit Erpressungssoftware häufig den Betrieb lahmlegen. Das Unternehmen veröffentlichte den Bericht am Dienstag.
Sollte man vor Hackern Angst haben?
Bei der Entscheidung für ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem sind verschiedene Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen. Diese lassen sich grob in drei Hauptkategorien einteilen.
Erstens besteht das Risiko, dass nicht autorisierte Benutzer Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Dabei handelt es sich um das bereits erwähnte Problem: Cyberkriminelle versuchen, in Ihr System einzudringen, um wertvolle Daten zu stehlen. Diese können sie dann weiterverkaufen, für eigene Zwecke nutzen oder Sie erpressen, indem sie die Rückgabe der Daten gegen Bezahlung fordern.
Zweitens ist die Verfügbarkeit des Systems ein kritisches Sicherheitsproblem. Sobald ein DMS in einem Unternehmen implementiert ist, kann es schwierig werden, ohne es zu arbeiten. Treten Probleme mit den Servern des DMS-Anbieters auf, kann das System vorübergehend ausfallen. Auch wenn dies auf den ersten Blick nicht katastrophal erscheint, sollten die möglichen Auswirkungen nicht unterschätzt werden. Viele Geschäftsprozesse könnten komplett zum Erliegen kommen.
Drittens ist der Verlust von Daten eine ernst zu nehmende Gefahr, die jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, in Schwierigkeiten bringen kann. Dies ist einer der Gründe, warum IT-Verantwortliche oft zögern, ihre Daten an externe Dienstleister auszulagern. Es ist wichtig, den Cloud-DMS-Anbieter nach seinen Sicherheitsmaßnahmen zu fragen. Dies führt jedoch dazu, dass Sie weniger Kontrolle über den Datenschutz haben.
Was sollte man nun tun?
Letztlich stellt sich die Frage, ob der Umstieg auf ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem mit Risiken verbunden ist. Die ungeschminkte Wahrheit ist, dass kein Anbieter von Computertechnologie garantieren kann, dass etwas völlig risikofrei ist. Aber wie sieht es mit der Sicherheit Ihrer Daten im Büro aus?
Sicherlich haben Sie bei einem lokalen DMS-System mehr Einfluss auf die Sicherheitsvorkehrungen. Die Realität sieht jedoch oft so aus, dass viele Unternehmen, insbesondere kleinere mit begrenztem IT-Budget, nicht ausreichend in die Sicherheit ihrer Daten investieren oder regelmäßige Backups vernachlässigen.
Aber selbst wenn Sie über hochqualifizierte IT-Fachkräfte verfügen, die der Datensicherheit höchste Priorität einräumen, können diese kaum mit der Expertise und den Ressourcen eines spezialisierten SaaS-Anbieters (Software as a Service) mithalten. Cloud DMS-Anbieter investieren enorme Mengen an Zeit, Ressourcen und Energie, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, da ihr Ruf auf dem Spiel steht. Angesichts der Tatsache, dass die Datensicherheit für Unternehmen, die auf Cloud-Lösungen umsteigen, ein zentrales Anliegen ist, kann man sich nur vorstellen, welche Auswirkungen ein schwerwiegender Sicherheitsvorfall bei einem der großen ERP-Anbieter hätte.
Fazit
Es ist nicht möglich, eine pauschale Empfehlung für oder gegen ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem auszusprechen. Die Entscheidung hängt von vielen Faktoren ab, wie z. B. Ihren spezifischen Zielen, Ihrem Budget, der Art der Dokumente, die Sie speichern möchten, und anderen Aspekten.
