eSignaturen im Personalbereich
Rechtsverbindliche elektronische Signaturen - B2E für mehr Innovation
Rechtsverbindlich mit OneSpan Sign
Das Unterzeichnen von Verträgen, Anträgen und anderen Dokumenten am PC oder auf dem Smartphone ist wesentlich einfacher und vor allem schneller, als die althergebrachte Unterschrift auf einem Stück Papier. Allerdings herrscht bei vielen Unternehmen Unsicherheit darüber, wie verbindlich und damit rechtsgültig eine elektronische Unterschrift ist – basiert doch unser Rechtssystem seit Jahrhunderten auf Papier und Tinte.
Klarheit schaffen hier die Signaturrichtlinien der EU und eIDAS (Electronic IDentification, Authentication and Trust Services): Demnach sind alle Arten von elektronischen Signaturen rechtsgültig und durchsetzbar.
Wie sich mit Hilfe elektronischer Unterschriften Geschäftsprozesse digitalisieren lassen und welches Potential Lösungen wie OneSpan Sign bieten, zeigt das Beispiel von ACMEO, Distributionspartner von OneSpan. Das Unternehmen mit Sitz in Hannover ist mehrfach prämierter Spezialdistributor für Managed Services, Systemhausorganisation sowie Cloud-Produkte und zählt mit über 1.600 aktiven Systemhauspartnern zu den führenden VAD-Distributoren. Die elektronische Signatur wird hier bereits seit einigen Jahren zur Optimierung und Beschleunigung interner Prozesse im Personalwesen (B2E) eingesetzt.
Die Anwendungs- und Einsatzmöglichkeiten von eSignaturen im Personalbereich sind vielfältig:
- Recruitment-Prozesse werden durch Digitalisierung effektiver und die Zeit für die Personalbeschaffung verkürzt sich deutlich, da alle Unterlagen für alle am Prozess Beteiligten jederzeit in der aktuellsten Version zur Verfügung stehen.
- Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter, da das zeitintensive hin- und herschicken von Arbeitsverträgen und Formularen in Papierform entfällt.
- Effizienzsteigerung und Beschleunigung von internen HR-Prozessen, Minimierung von Kosten für den Formulardruck und das Handling von Papierdokumenten und deren rechtssicheren Archivierung.
Bei ACMEO werden Verschwiegenheitserklärungen und Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag von den Mitarbeitern ausschließlich elektronisch mit OneSpan Sign gegengezeichnet. Dafür wird entweder ein Link oder ein Dokument per E-Mail an den Empfänger verschickt. Ein einfacher Mausklick reicht aus, um die Inhalte rechtssicher und verbindlich zu unterschreiben. Alle Dokumente werden zusammen mit der IP-Adresse, Uhrzeit und einigen anderen Informationen abgespeichert. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer Zugriff auf die Inhalte hatte.
Die größte Entlastung von administrativen Aufgaben für Mitarbeiter und Personalabteilung aber bringt die Digitalisierung von Urlaubsanträgen. Kein Formular mehr, das wieder und wieder ausgedruckt und eingescannt werden muss: Der Mitarbeiter signiert am PC oder Smartphone seinen Urlaubsantrag und leitet ihn an seinen Manager weiter. Die Genehmigung durch Teamleiter und Personalabteilung erfolgt ebenfalls mittels elektronischer Signatur, anschließend wird der Antrag automatisch in der digitalen Personalakte des betreffenden Mitarbeiters gespeichert.
Die Vorteile bei mehr als 90 Mitarbeitern mit einem Volumen von über 2700 Urlaubstagen im Jahr liegen auf der Hand:
- Das zeit- und kostenintensive Ausdrucken, wieder Einscannen, Sortieren, Lochen und Abheften der Anträge entfällt völlig. Dadurch steigt die Produktivität, denn die Mitarbeiter haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.
- Die Anträge können auf jedem beliebigen Endgerät wie PC oder Smartphone bearbeitet und unterschrieben werden, ideal für Mitarbeiter oder Teamleiter, die auf Geschäftsreise sind oder Remote arbeiten.
- Die Bearbeitungs- und Genehmigungszeit wird auf ein Minimum reduziert, trotzdem entsprechen die Anträge den rechtlichen Anforderungen und sind Compliance-Konform.
Die Implementierung von OneSpan Sign und die Einrichtung des Workflows dauert wie in diesem Fall nur wenige Minuten. Die Anwendung kann bedarfsgerecht konfiguriert und mit dem eigenen Branding versehen werden. Darüber hinaus bietet die Lösung flexible Authentifizierungsmöglichkeiten wie Q&A, SMS oder E-Mail. So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Dokumente und Anträge haben.
„Wir schätzen die einfache Implementierung in bestehende IT-Architekturen und Prozesse“, erklärt Stefan Steuer, Business Development Manager bei ACMEO. „Trotzdem bietet die Lösung einen hohen Sicherheitsstandard und alle e-Signaturen sind rechtsverbindlich.“
Von internen Genehmigungsverfahren bis zur Vertragsunterzeichnung, es gibt viele Anwendungsfälle für elektronische Signaturen im Personalwesen.
Für die Mitarbeiter von ACMEO, die ihren Kunden tagtäglich fortschrittliche Cloud-Lösungen präsentieren, bedeutet die Nutzung von OneSpan Sign Teil eines innovativen Teams zu sein, unabhängig von administrativen Pflichten und mit der Möglichkeit, ihre Expertise dort einzubringen, wo es für das Unternehmen einen Mehrwert schafft.
