Digitalisierung
Immer mehr Ämter und Schulen mit digitaler Infrastruktur
Der Bund hat mittlerweile einige Förderprogramme zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung etabliert. Unter dem Namen DigitalPakt ermöglichen Bund und Länder öffentlichen Einrichtungen, wie Ämter und Schulen, die Anschaffung von neuer IT-Infrastruktur, IT-Geräten und zugehörigen Support-Leistungen. Die Erfolge werden immer mehr ersichtlich, aber für viele Kommunen war es bisher ein langer Weg, von der Beantragung bis hin zur Auslieferung. Dutzende Sitzungen und Formulare warfen für viele Schul- und Kommunalverwaltungen neue Fragen auf.
Das zentrale Problem stellt dabei der wachsende Verwaltungsaufwand dar, der mit den neuen Laptops, Beamern, digitalen Taffeln und Netzwerken einhergeht. Dies wurde vielen Schulleiterinnen und Verwaltungsangestellten erst nach der Beziehung der Fördermittel klar. Um den Überblick über das Inventar zu behalten, braucht es daher eine gute Verwaltungsstrategie. Eine Zusatzvereinbarung des Bundes vom November 2020 (Zusatz-Vereinbarung "Administration") kann Abhilfe schaffen – unter gewissen Umständen können nämlich fortlaufend auch professionelle Administrations- und Supportstrukturen aus Bundesmitteln beglichen werden.
Wachsender Verwaltungsaufwand bei den Schulen und Kommunen
Regelmäßige Berichte sollen den Fördermittelgeber über die Verwendung der Finanzmittel informieren. Hierzu müssen auch Nachweise eingereicht werden. Auf Grundlage der daraus entstehenden Informationslage aus den Kommunen, sollen dann Rückschlüsse gezogen werden, die das Förderprogramm evaluierbar machen. Es erübrigt sich zu sagen, dass die Aufgabe dieser Dokumentation nicht zum üblichen Aufwand der Schulverwaltung gehört.
Die Verantwortlichen für den Mittelbezug sollten von Anfang an auf eine klare Dokumentation bezüglich des geförderten Inventars in den jeweiligen Einrichtungen setzen, um die Anforderungen des Bundes zu erfüllen. Im sogenannten Verwendungsnachweis muss nachgewiesen werden, dass Zuwendungen (IT-Geräte und Zubehör) zweckentsprechend verwendet werden. Um die Aspekte rund um das Inventar nicht in selbsterstellten Excel-Tabellen managen zu müssen, was zu einer hohen Fehlerquote führen kann, lohnt sich die Investition in eine Inventar-Software. Diese kann unter Umständen sogar ebenfalls über die Förderprogramme des Bundes finanziert werden.
Mit anwendungsbezogener Inventar-Software den Verwaltungsaufwand minimieren
Der Vorteil einer Software-basierten Inventarverwaltung zeigt sich schnell, da die Verantwortlichen in den regelmäßigen Sachberichten an den Bund auch Detailinformationen zum Inventar, wie Statistiken zur Nutzung der Geräte, Defekte & Mängel, sowie Reparaturen, Verträge und Softwarelizenzen aufführen müssen. Viele Städte in Bayern und Baden-Württemberg setzen daher bereits heute auf eine intuitive Inventarisierungssoftware wie Timly . Beispielsweise schlossen die Städte Remseck am Neckar und Ludwigshafen (BW) einen Vertrag mit der Timly Software AG, um ihre neue IT-Geräte nachvollziehbar verwalten zu können.
In der Software kann Inventar virtuell katalogisiert und durch berechtigte Nutzer*innen verwaltet werden, indem jedes der angeschafften Objekte eine eindeutige Inventarnummer per QR-Codes Etikette bekommt. Über die mobile Inventar App können dann Informationen abgerufen und Aktionen ausgeführt werden, wie z.B. das Melden eines Defektes oder das Disponieren von Ressourcen – immer genau dort, wo sich das Inventar gerade befindet. Kommunale Verwaltungsmitarbeiter gewinnen in der Software zentral einen Überblick über die Verwendung und den Zustand der Geräte. Und das alles historisch nachvollziehbar.
Eine Inventarverwaltung Software wie Timly verringert während der Laufzeit der Förderung durch den DigitalPakt eine Menge Zusatzaufwand. Die klassischen Fragen wie “Wer hat welches Inventar?”, “Wann wird ein bestimmtes Gerät benötigt und wo?”, “In welchem Zustand befinden sich die Geräte?” oder “Wann muss das Inventar gewartet werden?”, lassen sich mit dem integrierten Wartungsplaner quasi auf Knopfdruck beantworten. Die Timly Software ist kostengünstig zu haben und es gibt derzeit eine kostenlose (auf Wunsch persönlich geführte) Online-Demo.
Bildnachweise (Copyright): Bild 1: Rawpixel – istockphoto, Bild 2: Timly Software AG
