Vertragsmanagement
Digitales Vertragsmanagement mit AI-gestützter Automatisierung
Vertragsmanagement ist keine Pflichtübung, sondern ein Wettbewerbsvorteil
Digitale Souveränität und steigender Effizienzdruck bringen das Vertragsmanagement aus der verstaubten Verwaltungsecke ins Zentrum moderner Geschäftsprozesse. „Es geht nicht darum, menschliches Wissen zu ersetzen, sondern vorhandene Ressourcen zu schonen und ausgewählte Aufgaben durch KI stark zu beschleunigen“, sagt Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH. Seit mehr als zwanzig Jahren treibt er die Digitalisierung von Business-Anwendungen voran – heute mit einem besonderen Blick auf Verträge als Motor von Prozessen.
Verträge gelten oft als „statischer“ Teil des Geschäfts – eher juristische Pflichtübung als digitaler Motor. Was hat Sie bei Fabasoft dazu bewogen, gerade hier einen Innovationsschwerpunkt zu setzen?
Verträge bilden die Basis jeder geschäftlichen Beziehung. Sie definieren Konditionen, Preise, Fristen, Qualitätsstandards und rechtliche Sicherheit. Dennoch wird das Vertragsmanagement in vielen Unternehmen immer noch als rein administrative Tätigkeit gesehen. Dabei ist es eine sehr lebendige Thematik. Je nach Geschäftsfall verbinden Verträge unterschiedlichste Stakeholder in Geschäftsprozessen. Wir unterstützen Unternehmen mit smarter Digitalisierung dabei, effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und Risiken zu minimieren – ein handfester Wettbewerbsvorteil in der heutigen Zeit.
Wenn man „Fabasoft Contracts“ öffnet – was passiert da konkret mit KI?
Lassen Sie mich mit einem Beispiel starten: Stellen Sie sich vor, Sie erhalten ein umfassendes Vertragswerk und müssen dieses prüfen. Nach vier Stunden erster Sichtung aller Dokumente stellen Sie fest, dass absolute K.-o.-Kriterien enthalten sind. Künstliche Intelligenz ermöglicht es, Verträge auf Knopfdruck nach Checklisten oder auf bestimmte Klauseln zu kontrollieren. Damit haben Sie jenes manuelle Durchsuchen und Abgleichen sofort vom Tisch.
Unsere Kunden nutzen diese Methode, um beispielsweise die Compliance zu internen oder regulatorischen Vorgaben sicherzustellen.
Eine andere Möglichkeit ist es, das System ad hoc via Chat zu bestimmten Vertragsinhalten zu befragen. Die KI liefert schnelle Antworten und Zusammenfassungen in beliebiger Sprache, inklusive nachvollziehbarer Quellenangabe.
Viele Unternehmen verlieren Zeit bei der Vertragssuche, Fristenüberwachung oder Vertragsversionierung. Wie gelingt es mit Ihrer Software, solche Prozesse nicht nur digital abzubilden, sondern wirklich intelligenter zu gestalten?
Das stimmt, die Vertragssuche ist nach wie vor einer der größten Pain Points in vielen Unternehmen. Smarte Tools setzen hier mit einer semantischen Volltextsuche samt KI sowie mit 360-Grad-Sichten an. Fristenmanagement ist eine absolute Grundfunktionalität. Bei der Versionierung kommt mein Lieblingsfeature zum Einsatz: Die Zeitreise-Funktion. Diese ermöglicht es mit einem durchdachten Versionierungskonzept, alle Änderungen an einem Dokument einfach nachzuvollziehen, zu vergleichen sowie jede beliebige Version wiederherzustellen.
Einzelne Funktionalitäten alleine machen allerdings noch keine smarte Digitalisierung. Intelligente Solutions entstehen dadurch, dass man diese Funktionen in den Kontext der jeweiligen Geschäftsprozesse setzt und die Synergien aus dem Zusammenspiel von KI und digitalen Workflows nutzt.
Sie sprechen von einem „End-to-End Vertragslebenszyklus“ – also vom Entwurf über Genehmigungen bis hin zum Controlling. Wo steckt dabei die größte Hebelwirkung durch Automatisierung – und wo ist menschliches Wissen weiterhin unersetzbar?
Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten. Es gibt Beispiele, wo die automatisierte Erstellung von umfangreichen Vertragswerken durch Templates enormen Nutzen generiert. In anderen Szenarien, etwa bei hohen Compliance-Anforderungen, ist die Abbildung jener Anforderungen durch digitale Workflows ausgesprochen effizienzbringend. Das bedeutet, es ist immer im Kontext des Geschäftsprozesses zu evaluieren, worauf besonderer Fokus bei der Digitalisierung zu legen ist, um echten Mehrwert zu liefern.
Es geht nicht darum, menschliches Wissen zu ersetzen, sondern vorhandene Ressourcen zu schonen und ausgewählte Aufgaben durch KI stark zu beschleunigen. Wenn die KI, wie im vorherigen Beispiel, in einem Vertrag enthaltene Risiken anhand von Checklisten in einer Übersicht aufbereitet, muss ich diese nicht in 150 Seiten Vertragswerk manuell suchen. Entscheidend ist, dass wir bei unseren Use Cases den Menschen bewusst einbauen, da dieser am Ende des Tages trotzdem immer die Ergebnisse der KI bewerten muss.
KI-Systeme sind nur so gut wie ihre Trainingsdaten. Wie gehen Sie damit um, wenn Kunden besonders individuelle Vertragsklauseln oder vertrauliche Inhalte automatisiert analysieren lassen wollen – ohne Risiko für Datenschutz oder Bias?
Die KI-Vertragsprüfung ist bereits ein fertiges Tool. Die dabei eingesetzten Prüfkataloge lassen sich vom Kunden ganz individuell mit den eigenen Inhalten selbst gestalten – Training ist hierfür nicht erforderlich.
Datenschutz ist besonders bei KI ein großes Thema. Egal, welche KI-Technologie zum Einsatz kommt – um die Hoheit über die eigenen Daten zu bewahren, ist es ratsam, auf europäische Tools mit ausreichenden Sicherheitsstandards zu setzen.
Sie hosten Ihre Lösungen bewusst in Europa – aus Überzeugung. Wie oft erleben Sie, dass gerade bei Verträgen das Thema digitale Souveränität für Kunden das Zünglein an der Waage ist?
Wir sehen im Markt ein stark zunehmendes Bewusstsein für digitale Souveränität und eine steigende Nachfrage nach unabhängigen, europäischen Cloud-Anbietern. Zum einen aufgrund des anhaltenden Konflikts zwischen DSGVO und US Cloud Act – zum anderen mehren sich die Beispiele, bei denen die Abhängigkeit von US-Providern die Geschäftsfortführung von europäischen Unternehmen erheblich beeinträchtigt hat.
Speziell im Vertragsmanagement kommen hochsensible Informationen zum Einsatz, die es streng zu schützen gilt. Als österreichisches Unternehmen mit Datenlokation im DACH-Raum achten wir deswegen besonders auf höchste Datenschutz- und Datensicherheitsstandards, etwa nach dem EU Cloud Code of Conduct, Level 3, oder dem C5-Testat des BSI.
Welche Branchen oder Unternehmensgrößen profitieren Ihrer Erfahrung nach am meisten von KI-gestütztem Vertragsmanagement? Gibt es Muster, bei wem der Return on Invest besonders schnell sichtbar wird?
Einen Vorteil sehen wir bei hochregulierten Branchen wie dem Finanzsektor oder auch Bereichen, die etwa unter NIS 2 fallen. Dort besteht u. a. bei IT-Verträgen ein hoher Prüfungsbedarf. Andererseits haben wir große Kunden im Einzelhandelsbereich, die genauso erhebliche Vorteile daraus ziehen. Somit fällt eine generelle Antwort schwer.
Um den maximalen wirtschaftlichen Nutzen zu erzielen, gilt es generell, KI ‚intelligent‘ einzusetzen. Sprich in jenen Bereichen, wo sie einerseits die präzisesten Ergebnisse liefert und andererseits zu einer bedeutenden Effizienzsteigerung beiträgt.
Und abschließend ganz persönlich: Wenn Sie einen völlig neuen Geschäftsbereich gründen müssten – wie sähe Ihr erster Vertrag aus, und wie viele manuelle Schritte würden Sie sich mit „Fabasoft Contracts“ heute schon sparen?
Da ich mich in unserem bestehenden Fabasoft Ökosystem, der Fabasphere, bewegen würde, hätte ich hier die notwendigen Verträge als digitale Vorlagen quasi schon in der Schublade. Damit gelängen die Vertragserstellung und viele weitere administrative Schritte sehr einfach und ich hätte den Freiraum, mich auf das eigentliche Business Development zu konzentrieren. Aber meine Leidenschaft und Energie gelten voll und ganz Fabasoft Contracts und Fabasoft Dora.
Zur Person
Robin Schmeisser ist Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH und beschäftigt sich seit über zwei Jahrzehnten mit der Digitalisierung von Geschäftsanwendungen und -prozessen. Die cloudbasierte Software Fabasoft Contracts ermöglicht das effiziente Erstellen, Digitalisieren, Signieren und Managen von Verträgen sowie Vertragspartnern über den gesamten Lebenszyklus. Mit Fabasoft DORA bietet das Unternehmen zudem ein eigenes Produkt für das Regulatorik-konforme Auslagerungsmanagement im Finanzsektor an.
