Wenn Outlook mit einem Office 365 E-Mail-Konto konfiguriert ist, ist der Cached Exchange-Modus standardmäßig aktiviert. Er erstellt einen lokalen Cache oder eine Offline Storage Table (OST) Datei, um eine synchronisierte Kopie der E-Mails zu speichern. So können Office 365-Benutzer auch dann arbeiten, wenn das System offline ist oder keine Internetverbindung besteht. Die Änderungen werden in der lokalen OST-Datei gespeichert und mit Microsoft 365 synchronisiert, sobald das System wieder online ist. Standardmäßig überprüft und synchronisiert Outlook die Änderungen zwischen dem Server und dem lokalen Cache jede Minute.

Wenn ein Benutzer eine E-Mail an Sie versendet, kann es sein, dass die E-Mail nicht sofort ankommt, sondern erst nach ein paar Sekunden bis zu einer Minute im Outlook-Client erscheint. Wenn die E-Mail jedoch nicht erscheint und es stattdessen Stunden dauert, bis sie im Outlook-Client angezeigt wird, können Sie die verschiedenen in diesem Leitfaden beschriebenen Lösungen zur Fehlersuche und Behebung des Problems verwenden.

Warum erhalten Outlook-Clients lange Zeit keine E-Mails?

Wenn es Probleme mit der Synchronisierung zwischen dem Postfachserver und dem Client gibt, kann es vorkommen, dass Outlook-Clients die E-Mails nicht empfangen oder dass es lange dauert, bis sie die E-Mails vom Postfachserver abrufen. Dies kann auch passieren, wenn es Probleme mit dem Postfachserver, dem lokalen Cache (.ost), dem Office/Microsoft 365-Profil oder dem Outlook-Client selbst gibt.

Darüber hinaus können die folgenden Probleme im Outlook-Client oder -System zu Synchronisationsproblemen zwischen Server und Client führen:

• Großer oder übergroßer lokaler Cache
• Fehlerhafte oder inkompatible Outlook-Add-Ins
• Mailbox erreicht die maximal zulässige Größe
• Konflikte mit anderen Anwendungen, z.B. Antivirus
• E-Mail-Regeln
• Einstellungen für Posteingangsfilter

Lösungen für das Outlook-Problem, dass E-Mails über längere Zeiträume nicht empfangen werden

Befolgen Sie diese Lösungen, um das Problem zu lösen, dass der Outlook-Client keine E-Mails empfängt.

Office 365 Web Outlook überprüfen

Öffnen Sie die Webversion von Microsoft/Office 365 und melden Sie sich an, um zu sehen, ob die E-Mail, die Sie erhalten haben, sichtbar ist. Sollte dies nicht der Fall sein, bitten Sie den Absender, die E-Mail erneut zu senden. Wenn Sie die E-Mail sofort erhalten, funktioniert Ihr Mailbox-Server ordnungsgemäß. Ist dies nicht der Fall, gibt es möglicherweise ein Problem mit dem Postfach oder Sie haben E-Mail-Regeln hinzugefügt, die E-Mails in einen anderen Ordner oder in den Junk-Ordner verschieben.

Schalten Sie die E-Mail-Regeln aus

Sie können die Regeln für den Posteingang und den Scan ändern oder ausschalten, um das Problem zu beheben. Die Schritte sind wie folgt:

• Melden Sie sich über den Webbrowser bei Ihrem Outlook 365-Konto an.
• Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke. Dies öffnet eine Seitenleiste.
• Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
• Klicken Sie auf Regeln.
• Wenn Sie Regeln für den Posteingang oder die Suchfunktion finden, schieben Sie den Schalter nach links, um die Regel zu deaktivieren. Sie können die Regeln auch dauerhaft löschen.

Starten Sie Outlook neu und überprüfen Sie dann, ob Ihr Outlook-Client neue E-Mails empfängt.

Synchronisieren Sie den Outlook-Client manuell

Wenn die automatische Synchronisierung nicht funktioniert, können Sie versuchen, das Postfach in Outlook manuell zu synchronisieren, indem Sie auf der Registerkarte Senden/Empfangen die Schaltfläche Ordner aktualisieren verwenden.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, wird der Outlook-Client versuchen, das Postfach zu synchronisieren und alle Ordner zu aktualisieren. Jede neue E-Mail, die in Ihrem Postfach eingeht, sollte sofort im Posteingangsordner erscheinen, es sei denn, Sie haben E-Mail-Regeln oder Office/Microsoft 365-Spamfilterrichtlinien hinzugefügt, um sie in den Ordner Junk zu verschieben. Sie können Ihre Ordner überprüfen, um die empfangene E-Mail zu finden.

Auf diese Weise können Sie die E-Mails abrufen, die feststecken oder seit Stunden nicht mehr synchronisiert wurden. Allerdings müssen Sie dies möglicherweise häufig tun, was mühsam werden kann. Befolgen Sie daher die folgenden Lösungen, um das Problem dauerhaft zu beheben.

Antivirus vorübergehend deaktivieren

Konflikte mit Antivirenprogrammen, insbesondere wenn das Programm nicht mit Outlook kompatibel ist, sind ein häufiges Problem, das den Client daran hindern kann, bestimmte Aufgaben auszuführen oder Verzögerungen beim Empfang von E-Mails zu verursachen. Um zu überprüfen, ob Ihr Antivirenprogramm die Ursache für das Problem ist, deaktivieren Sie es vorübergehend und starten Sie Outlook neu.

Versuchen Sie, E-Mails an Ihr Office 365-E-Mail-Konto zu versenden und überprüfen Sie dann Ihren Posteingangsordner. Wenn Sie die E-Mail innerhalb einer Minute erhalten, deutet dies darauf hin, dass das Antivirenprogramm das Problem verursacht. Möglicherweise müssen Sie das Antivirenprogramm durch ein Outlook-fähiges Sicherheitstool ersetzen oder Outlook-Prozesse als Ausnahmen zu dem vorhandenen Antiviren- oder Sicherheitstool hinzufügen.

Outlook im abgesicherten Modus ausführen

Wenn das Problem durch ein Outlook-Add-In verursacht wird, können Sie Outlook im abgesicherten Modus starten, um die fehlerhaften Add-Ins zu überprüfen und zu entfernen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Outlook im abgesicherten Modus zu starten.

• Ausblick schließen.
• Drücken Sie Windows + R und geben Sie Outlook.exe /safe ein.
• Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf OK. Dadurch wird Outlook im abgesicherten Modus gestartet.

Wenn Outlook die E-Mails innerhalb von etwa einer Minute abruft, müssen Sie die fehlerhaften oder inkompatiblen Add-Ins in Outlook finden und entfernen.

Outlook reparieren

Beschädigte oder fehlende MS Office- oder Microsoft 365 Outlook-Programmdateien können ebenfalls Probleme in Outlook-Clients verursachen, was zu Verzögerungen beim Versenden oder Empfangen von E-Mails führt. Sie können versuchen, die auf Ihrem System installierte MS Office- oder Office 365-Suite zu reparieren, um das Problem "Outlook empfängt seit vielen Stunden keine E-Mails" zu lösen.

Die Schritte sind wie folgt:

• Öffnen Sie das Bedienfeld.
• Klicken Sie auf Programm deinstallieren.
• Wählen Sie MS Office und klicken Sie dann auf Ändern.
• Wählen Sie die Option Reparieren und klicken Sie auf Weiter. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um die MS Office-Reparatur abzuschließen.

Es stellt alle fehlenden oder beschädigten Programmdateien für MS Office und Outlook wieder her und löst so das Problem.

Deaktivieren Sie den zwischengespeicherten Austauschmodus (Offline-Modus)

Das Office 365-E-Mail-Konto ist standardmäßig im Offline-Modus oder im Cached-Exchange-Modus konfiguriert. Sie können jedoch den Cached deaktivieren Exchange-Modusund den Online-Modus aktivieren. Im Online-Modus stellt der Outlook-Client eine Verbindung zum Postfachserver her und alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen werden sofort auf dem Postfachserver aktualisiert und in der Outlook-Webversion angezeigt. Wenn Sie nun eine E-Mail erhalten, wird diese direkt in Ihrem Posteingangsordner angezeigt.

Es können jedoch Probleme auftreten, wenn Sie Outlook im Online-Modus mit einer schlechten Netzwerkverbindung verwenden und nicht auf E-Mails zugreifen können, wenn das System nicht mit dem Internet verbunden ist. Wenn Sie den Cached Exchange-Modus beibehalten möchten, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, folgen Sie den nachstehenden Lösungen.

Outlook-Cache löschen

Das Löschen des von Outlook erstellten RoamCache kann Ihnen auch helfen, das Problem zu lösen, dass Outlook-Clients lange Zeit keine E-Mails empfangen. Die Schritte sind wie folgt:

• Schließen Sie den Outlook-Client.
• Drücken Sie Windows + R, geben Sie %localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCache ein und drücken Sie Enter oder klicken Sie auf OK.
• Wählen Sie alle Cache-Dateien in diesem Ordner aus und löschen Sie sie.
• Starten Sie Outlook und testen Sie, ob Sie jetzt E-Mails empfangen können, ohne stundenlang warten zu müssen.

Verringern Sie die Größe der Outlook-Datendatei und des Postfachs

Probleme mit dem lokalen Outlook-Cache oder der Outlook-OST-Datei können auftreten, wenn die OST-Datei übergroß oder groß ist. Wenn das System nicht über genügend Ressourcen verfügt, braucht Outlook möglicherweise länger, um Aufgaben und Informationen in oder aus einer großen OST-Datei zu verarbeiten.

Um die Größe der OST-Datei zu reduzieren, können Sie die folgenden Lösungen ausprobieren:

• Komprimieren Sie die OST-Datei.
• Archivieren Sie alte E-Mails in einer lokalen PST-Datei.
• Löschen Sie E-Mails aus dem Ordner Junk oder Papierkorb.
• Leeren Sie den Ordner Gelöschte Objekte nach der Überprüfung.
• Aktivieren Sie die automatische Archivierung, um dieses Problem in Zukunft zu vermeiden.

Ein neues Outlook-Profil einrichten

Ein beschädigtes Outlook-Profil kann auch schwerwiegende Probleme und Leistungseinbußen in Outlook verursachen, so dass der Client Stunden braucht, um E-Mails zu empfangen und die E-Mail-Ordner zu aktualisieren. Sie können jedoch ein neues Profil erstellen und das beschädigte Profil ersetzen, um das Problem dauerhaft zu beheben. Die Schritte sind wie folgt:

• Öffnen Sie das Bedienfeld.
• Suchen Sie und klicken Sie auf die Option Mail.
• Klicken Sie auf Profile anzeigen.
• Wählen Sie das aktuelle Profil und klicken Sie auf Eigenschaften >  Datendateien.
• Wählen Sie die Datendatei aus und klicken Sie auf Dateispeicherort öffnen. Kopieren Sie die OST-Datei zur Sicherung an einen anderen Ort.
• Gehen Sie zurück zu den E-Mail-Optionen, wählen Sie das Profil aus und klicken Sie auf Entfernen.
• Klicken Sie auf ‚Ja‚, um die Entfernung zu bestätigen.

Hinweis: Wenn Sie das Profil entfernen, wird auch die verknüpfte OST-Datei aus dem Standardspeicherort entfernt. Sie sollten daher eine Sicherungskopie der OST-Datei erstellen, bevor Sie das Profil entfernen.

• Klicken Sie auf Hinzufügen.
• Geben Sie den Profilnamen ein und klicken Sie auf OK.
• Geben Sie die Anmeldedaten für Ihr Office 365-Konto ein und klicken Sie auf Weiter, um sich anzumelden.
• Folgen Sie dem Assistenten zur Konfiguration des Kontos. Dadurch wird eine neue Outlook OST-Datendatei am Standardspeicherort erstellt.
• Klicken Sie in den E-Mail-Optionen auf Immer dieses Profil verwenden und wählen Sie dann den neuen Profilnamen aus der Dropdown-Liste.
• Klicken Sie auf OK.
• Öffnen Sie Outlook. Der Outlook-Client öffnet Ihr Office 365 E-Mail-Konto unter dem neuen Profil. Er lädt alle E-Mails vom Mailbox-Server herunter. Je nach Größe Ihres Postfachs und der Netzwerkgeschwindigkeit kann dies eine Weile dauern.

Sobald alle E-Mail-Ordner und -Elemente synchronisiert sind, überprüfen Sie Ihre Ordner auf fehlende E-Mail-Elemente. Wenn Sie fehlende E-Mails gefunden haben, können Sie ein OST zu PST Konverter tool wie Stellar Converter for OST verwenden, um die fehlenden E-Mails aus der mit dem alten Office 365 Profil verknüpften Backup-OST-Datei zu extrahieren und im PST-Format zu speichern. Anschließend können Sie diese PST-Datei importieren, um die fehlenden E-Mails wiederherzustellen. Die Software exportiert auch die E-Mails aus verwaisten oder unzugänglichen OST-Dateien direkt in Office 365 oder ein Live-Exchange-Postfach.

Fazit

Mit den in diesem detaillierten Leitfaden beschriebenen Lösungen können Sie häufige Probleme bei der Outlook-Synchronisierung beheben, z. B. wenn Office 365 Outlook-Clients über einen längeren Zeitraum keine E-Mails empfangen. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Backup Ihrer aktuellen E-Mails erstellen, bevor Sie einige der in diesem Leitfaden beschriebenen Lösungen anwenden, z.B. die Erstellung eines neuen Profils für Microsoft 365, damit Sie fehlende E-Mails, die nicht mit dem Postfachserver synchronisiert wurden, wiederherstellen können. Sie können ein OST-zu-PST-Konvertierungs tool verwenden, um die E-Mails, einschließlich der gelöschten, aus der gesicherten OST-Datei zu extrahieren und sie in einer PST-Datei zu speichern oder sie direkt in ein aktives Exchange- oder Office 365-Postfach zu exportieren.

Haftungsausschluss

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