Virtuelle Datenräume
Vorteile und Nutzen von virtuellen Datenräumen
Was sind virtuelle Datenräume?
Die Arbeitswelt verlagert sich zunehmend ins Digitale. Um all die Daten, die durch virtuelle Geschäftsabläufe entstehen auch sicher bearbeiten, abspeichern und transferieren zu können, gibt es die virtuellen Datenräume. Sie sind quasi wie ein online zugängliches Archiv, in dem das jeweilige Unternehmen seine sensiblen Daten ablegen kann.
Besonders in Zeiten globaler Wirtschaftsmärkte und Digitalisierung wächst die Beliebtheit virtueller Datenräume. Genauer gesagt handelt es sich beim virtuellen Datenraum um eine Cloud-Lösung. Diese wird speziell für vertrauliche Geschäftsinformationen und deren Speicherung sowie Weitergabe entworfen und mit speziellen Funktionen bestückt. Beispielsweise gibt es erweiterte Berechtigungen, Notiz- und Bookmark-Funktionen, Q&A-Tools, Wasserzeichen oder Zwei-Faktor-Authentifizierungen. Ursprünglich für Finanztransaktionen, IPOs und Immobilien Lifecycle-Management genutzt, ist dieses Tool heutzutage für alle jene Unternehmen von Vorteil, die ihre Dateien sicher managen wollen. Für international agierende Unternehmen lohnen sie sich ebenfalls, um übergreifende Projekte bequem managen zu können und die empfindlichen Informationen mehreren Mitarbeitern weltweit zugänglich zu machen.
Was bei der Auswahl eines Datenraumanbieters zu beachten ist
Um Ihre Projekte so erfolgreich wie möglich abzuwickeln, lohnt es sich bei der Auswahl eines geeigneten Datenraumanbieters genauer hinzuschauen. Denn nur, wenn Sie auch den richtigen Provider haben, sind Ihre Geschäftsdokumente auch wirklich sicher. Einen guten Anbieter erkennen Sie unter anderem daran, dass dieser die Möglichkeit bietet, einen Hochleistungsserver zur Verfügung zu stellen. Zudem müssen Sie davon ausgehen, dass die garantierte Leistung und Sicherheit auch seinen Preis hat. Seien Sie bei ausländischen Anbietern ganz besonders wachsam, insbesondere bei Providern aus den USA. Hier kann es nämlich passieren, dass unbefugte Dritte oder gar Geheimdienste, Einblicke in Ihre sensiblen Daten einfordern. Es lohnt sich also, eher auf deutsche Anbieter zu setzen, da diese vom Bundesamt für Informationstechnik (BSI) Zertifikationen erhalten und durch eine Prüfung des TÜV gehen müssen. Zudem dürfen Behörden Ihre Daten hierzulande nur unter klar definierten Rechtsgrundlagen einsehen. Werfen Sie doch mal einen Blick auf den sicheren Datenraum von Dataroomx , der einiges an Vorteilen bietet.
Durchschnittliche Kosten
Die auf Sie zukommenden Kosten sind zunächst schwer einzuschätzen, da sie abhängig vom jeweiligen Provider sind. Sind Sie noch auf der Suche, können sie meist eine Testversion ausprobieren, die von vielen Anbietern angeboten werden, um so die tatsächliche Tauglichkeit des Datenraums für Ihre Projekte einschätzen zu können. Oft sind die meisten Provider bezüglich der Kündigungsfristen recht flexibel. Gebühren fallen überwiegend monatlich an. Bei den meisten Anbietern gibt es die Möglichkeit, personalisierte Angebote zu nutzen und die Kosten anhand der in Anspruch genommenen Datenmengen, der Nutzeranzahl und anderen spezifischen Anforderungen berechnen zu lassen.
In diesen Bereichen werden virtuelle Datenräume angewendet
Viele Mitarbeiter sind es noch gewohnt, Transaktionen oder das Managen von Dokumenten in Papierform durchzuführen. Doch in Zeiten der Globalisierung wurde auch dieser Bereich revolutioniert und unzählige Unternehmen steigen auf die Verwendung virtueller Datenräume um. Die Digitalisierung von Dokumenten bietet sich darüber hinaus für verschiedene Arbeitsbereiche an:
Dokumentation von Immobilien
Bei sogenannten Real Estate-Projekten müssen Projektmanager einiges an Unterlagen verwalten. Um die Baupläne auch für all die involvierten Akteursgruppen sichtbar zu machen, sind digitale Datenräume ideal. So lassen sich beispielsweise im Verhandlungsverlauf aktualisierte Schriftstücke durch ausgewählte Partner abrufen. Auch Informationen werden zentral zur Verfügung gestellt und schnell auffindbar gemacht. Und auch nach Projektabschluss sind die Projektinhalte im digitalen Archiv abrufbar.
Kommunikation im Vorstand
Vor allem für ortsunabhängige Unternehmen ist es wichtig, einen sicheren Ort für die Kommunikation zwischen Führungskräften zu haben. Hier ist die Vertraulichkeit von Daten elementar. Durch das Nutzen der digitalen Datenräume wird die Sicherheit gewährleistet und externe Personen wie Berater oder Aufsichtsräte können bei Bedarf mit einbezogen werden.
Mergers und Acquisitions
Auch im Falle eines Unternehmensverkaufs kann der meist sehr komplexe Prozess von Prüfungen und Kaufabschluss durch Datenräume erleichtert werden. Durch einzelne Ordner und Unterlagen wird das Ganze zum einen übersichtlicher, zum anderen können Sie, je nach Belieben, unterschiedliche Rechte zum Lesen, Bearbeiten oder Löschen einstellen. Möchte jemand den Raum verlassen, muss das Einverständnis gegenseitig sein.
