Unterschätzter Kostenblock: ungenutzte Softwarelizenzen in Unternehmen

Einen großen Kostenblock übersehen Geschäftsführer mittelständischer Firmen in der Praxis allzu oft: die eigenen Lizenzkosten für Software. Zu viele unpassende oder gar ungenutzte Programme und Tools – auf diese verkürzte Formel lässt es sich bringen, wenn man objektiv auf die IT- und Software-Landschaft vieler Unternehmen blickt.

Das Thema IT-Lizenzen und IT-Kosten wird in vielen Firmen sträflich vernachlässigt

„Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel IT-Budget durch die signifikanten Preissteigerungen der amerikanischen Konzerne wie Microsoft, Azure und IBM inzwischen für Lizenzen draufgeht. Dabei braucht es gar nicht viel Zeit pro Jahr, um das sauber zu managen, Sparpotenziale zu finden und auditsicher zu sein. IT und Einkauf sollten das Thema einmalig sauber aufsetzen und dann regelmäßig pflegen – genau das wird aber oft vernachlässigt“, beobachtet Jessica Kutzowitz, IT-Lizenzexpertin der Bücker GmbH. Die Bücker GmbH begleitet seit Jahren Unternehmen bei der Lizenzprüfung für IBM, Microsoft und HCL Software .

Während Serverkapazitäten und Software-Abos wie selbstverständlich verlängert werden, bleibt oft verborgen, wie viel Geld dabei einfach so verpufft – durch „Lizenz-Waste“ genannte ungenutzte, überdimensionierte oder falsche Software-Lizenzen. „Wir sehen das fast überall, weil sich Lizenzmodelle und tatsächlicher Bedarf ständig ändern. Oft wird jedoch einfach verlängert, was im Vorjahr schon da war. Während Kauflizenzen noch überschaubar waren, sind die neuen Subscription-Modelle wie bei Microsoft Azure für viele deutlich intransparenter – und genau dort entsteht besonders viel Lizenz-Waste“, so Kutzowitz.

Abo-Modelle werden bei aufwendiger Software schnell zur Gebührenfalle für Firmen

Früher waren Lizenzen ein überschaubarer Ausgabeposten in den Budgets mittelständischer Firmen. Denn die Programme waren bei Weitem noch nicht so leistungsstark und damit teuer wie heute, zudem war der Anwenderkreis viel kleiner als heute. „Heute dagegen treiben die Digitalisierung und massive Preissteigerungen der US-Softwarekonzerne die Kosten signifikant nach oben – eine importierte Inflation. Besonders bei Subscriptions fehlt die Flexibilität der alten Kauflizenzen: In der aktuellen Rezession kann man nicht einfach ein paar Jahre aussetzen, um Ausgaben zu sparen – denn dann endet sofort die Nutzungsberechtigung“, erklärt Kutzowitz.

Software-Lizenzen funktionieren gerade nicht wie Strom- oder Wasserverträge. Es sind keine Verträge, bei denen mal einmal als Unternehmen zahlt und dann ist alles erledigt. Tatsächlich sind Lizenzen ein weites und vor allem hochkomplexes Feld, mit ständig veränderten Regeln. Mit Blick auf die steigenden Lizenzkosten dürfen Vorstände und Geschäftsführung im Mittelstand daher das Thema nicht allein der IT-Abteilung überlassen, sondern müssen es kostenseitig begleiten und überwachen. Einen „Trend zur Überlizenzierung“ erkennt Expertin Kutzowitz gerade bei komplexen Anbietern wie IBM mit seiner Software—Plattform „IBM SPSS Statistics “. Ihre Erfahrung: „Nicht jeder Ingenieur braucht gleich das teuerste Premium-Paket – manche Spezialanalysen lassen sich im Zweifel auch extern einkaufen. So lassen sich enorme Lizenzkosten vermeiden.“

Was die Menge an IT-Lizenzen mit dem nachhaltigen Fußabdruck von Firmen zu tun hat

Doch es sind bei Weitem nicht allein die Gebühren für die Lizenzen, die seit Jahren in die Höhe schießen. Je aufwendiger und mächtiger ein Tool ist, desto größer fällt auch dessen Energiehunger aus. Wer ungenutzte Software oder unnötige Cloud-Server bezahlt, verschwendet nicht nur Budget, sondern zudem Energie und sorgt für unnötigen Ausstoß des klimaschädlichen Kohlendioxids.

Doch was folgt aus der gewonnenen Einsicht? Wie können Geschäftsführer und Vorstände mittelständischer Unternehmen, die derzeit massiv gegen die Wirtschaftsflaute ankämpfen, ihr Lizenzchaos lichten? Rechtzeitiges und regelmäßiges Checken lautet die Antwort. Denn wenn Software-Hersteller ihrerseits eine Lizenzprüfung ankündigen, ist es in der Regel zu spät. „Meist ist das Kind dann schon in den Brunnen gefallen, denn Hersteller fakturieren fehlende Lizenzen oft bis zu drei Jahre rückwirkend zum Listenpreis – das tut richtig weh. Das lässt sich leicht vermeiden durch einen jährlichen Lizenz-Check zum Verlängerungsstichtag. So gibt es im Audit keine bösen Überraschungen – und man schläft ruhiger“, rät IT-Expertin Jessica Kutzowitz. Oft genügt für diesen Überblick bereits eine gut gepflegte Excel-Liste oder bei größeren Unternehmen die Begleitung durch entsprechende Lizenzierungs-Berater.