HR-Software
Schlanke Abläufe im Betrieb mit guter HR-Software
HR-Software – so holen Personaler das Beste aus ihren Mitarbeitern heraus
Mit HR-Programmen können Personaler ihr Humankapital effizient einsetzen und die Zeiterfassung verschlanken. Groß sind auch die Potenziale beim Recruiting.
Jedes Unternehmen ist nur so stark wie seine Mitarbeiter. Damit die Beschäftigten wirkungsvoll in Szene gesetzt werden können, bedarf es im Digitalzeitalter einer leistungsfähigen HR-Software, die wesentliche Aspekte wie die Zeiterfassung, Schichtplanung, das Performance-Management und Recruiting abdeckt.
Wie verbreitet Programme zur Erfassung, Analyse und Steuerung der Personalabteilung in Unternehmen sind, das enthüllte jüngst mit dem „HR-Software Report“ eine Studie aus dem DACH-Raum. Im Ergebnis verfügen 84 Prozent aller Personalabteilungen in Unternehmen über eine solche Softwarelösung und 77 Prozent der Personaler halten sie mit Blick auf eine erfolgreiche Personalarbeit für entscheidend.
Was sind die Möglichkeiten durch eine HR-Software?
Eine moderne HR-Software übernimmt sämtliche Aufgaben des HR-Managements. Die wichtigsten von ihnen sind in jedem Unternehmen dieselben:
Performance-Management: jeder nach seinen Fähigkeiten
Bei der Zuteilung von Schichten oder Aufgaben, zum Beispiel im Rahmen einer Projektarbeit, ist es sinnvoll, den Kenntnis- und Erfahrungsstand der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Eine gute HR-Software bietet Personalern die Möglichkeit, all dies anhand individueller Personalakten auf einen Blick zu erfassen. Nützlich ist beispielsweise eine filtergesteuerte Auflistung aller Beschäftigten, die bestimmte Bedingungen erfüllen.
In den Unterlagen finden sich sämtliche relevante Informationen zu Mitarbeitern wie ihr aktueller Status, ihre Historie im Unternehmen, Fortschrittsverfolgung, Qualifikationen und verschiedene Leistungsbeurteilungen. Auf diese Weise kann jeder Beschäftigte die Kompetenzen erhalten, die seinem Kenntnisstand und Profil entsprechen.
Zeiterfassung und Urlaubsmanagement
Aufgabenverteilung und Zeiterfassung sind bei einer fortschrittlichen HR-Software miteinander verbunden. Sobald sich Mitarbeiter einloggen, beginnt die Zeiterfassung. Die Aufgabenzuordnung lässt sich von den Personalern direkt vornehmen. Denkbar sind ebenso Modelle der Selbstorganisation zur weiteren Entlastung des HR-Managements. Hierbei können sich die Mitarbeiter selbstständig in die Schichten eintragen, ihren Urlaub beantragen, sich für Weiterbildungsangebote anmelden oder sogar ihre Schichten untereinander tauschen.
Wie weit diese Selbstorganisation gehen soll, das bestimmt die HR-Abteilung, die entsprechende Funktionen freischalten und aufheben kann. Der Mitarbeiterstand lässt sich für jede Schicht in Echtzeit nachvollziehen, sodass Personaler den Soll-Stand mit dem Ist-Stand vergleichen können. Das Programm informiert sie über Abwesenheiten sowie Arbeiter, die gerade krank oder im Urlaub sind.
Recruiting – für ein maßgeschneidertes Bewerbungsverfahren
Alle Unternehmer möchten stets die fähigsten Mitarbeiter in ihrem Unternehmen haben. Eine HR-Softwarelösung unterstützt sie bei diesem Anliegen. Attraktive Stellenausschreibungen lassen sich bequem auf den relevantesten Plattformen und Jobbörsen mit dem gewünschten Design im Paket veröffentlichen. Zugleich werden die Lebensläufe von Bewerbern im Sinne des CV-Parsings in einem Talentpool erfasst, die sich nach vorgegebenen Schlüsselwörtern ordnen lassen.
Sämtliche Bewerber können im Rahmen einer funktionierenden Einstellungspipeline sofort angesprochen werden, damit keine wertvolle Zeit verloren geht. Die Ansprache bietet die Möglichkeit der Versendung automatisierter Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, während zugleich der Bewerbungsstatus für jedes Talent einsehbar ist.
Cloud oder On-Premise?
HR-Programme können entweder über eine Cloud nutzbar sein oder als On-Premise-Lösung. Die meisten Unternehmer bevorzugen eine Cloud-Anbindung aufgrund der hohen Effizienz und dem hohen Maß an Kostensenkung. Dennoch können sich On-Premise-Programme für Unternehmen anbieten, die entweder über eine fähige IT-Abteilung verfügen oder selbst im IT-Bereich fähig sind. Der Grund besteht darin, dass diese Unternehmen über ausreichend qualifizierte Mitarbeiter verfügen, um die Vorteile der Gestaltungsfreiheit von On-Premise-Lösungen auszukosten und die Software punktgenau am Bedarf anzupassen.
Der Mehrwert ist beträchtlich
Während eine leistungsstarke HR-Software Unternehmern dabei hilft, das Humankapital effizient zu fördern und einzusetzen, entlastet sie vor allem bei täglichen Routineaufgaben durch Automatisierung der Abläufe. Die damit verwirklichte Einsparung von Arbeitszeit führt zu einer deutlichen Produktionssteigerung und befähigt Unternehmer dazu, sich mit Blick auf die Arbeit auf kreative Prozesse zu konzentrieren. Des Weiteren hilft eine KI-gestützte Automatisierung bei der Fehlerreduktion und macht Schluss mit der ineffizienten Zettelwirtschaft im Betrieb.
Darüber hinaus können die einzelnen Programme weitere Leistungen wie das Rechnungswesen umfassen, die IT-Sicherheit verstärken oder mit Spezialaufgaben punkten wie die Messung der Mitarbeiterzufriedenheit anhand vorgegebener Kennzahlen, um auch diesen Aspekt zu optimieren. Es lohnt sich deshalb, beim Anbietervergleich speziell auf den Funktionsumfang der Softwarelösung zu schauen. Weitere wichtige Kriterien sind das Preis-Leistungs-Verhältnis, die Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und die Fähigkeit zur Integration an andere leistungsfördernde Programme.
Bildquelle: Austin Distel auf Unsplash
