New Work mit Visual Collaboration

Die Auswahl an Tools für Visual Collaboration ist riesig. Vor allem der Trend zu mehr Home Office und Remote-Work hat diesen nützlichen Anwendungen starken Aufwind gegeben. Damit die Arbeit mit ihnen sowohl sicher als auch effizient ist, gilt es jedoch ein paar Dinge zu beachten.

Die Firma Conceptboard aus Stuttgart gibt mit ihrer Online Whiteboard Lösung Unternehmen ein Tool an die Hand, welches Zusammenarbeit effizienter, spannender und bunter macht, während es gleichzeitig höchsten Datenschutzvorgaben entspricht. Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat dafür gesorgt, dass Arbeit nicht mehr mit einem festen Arbeitsplatz verbunden ist. Home Office bzw. die Arbeit von einem anderen Arbeitsplatz als dem klassischen Büro war zuvor eher die Ausnahme als die Regel. Viele Arbeitgeber:innen befürchteten Produktivitätseinbußen, sobald Mitarbeiter:innen nicht mehr täglich im Büro erscheinen. Dies hat sich laut einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung nicht bewahrheitet. Im Gegenteil: Die Mehrheit gab an, die gleiche Produktivität wie bei regulärer Arbeit zu haben. 13 Prozent der befragten Unternehmen vermeldeten sogar einen Anstieg an Produktivität seitdem ihre Belegschaft flexibel den Arbeitsplatz wählen konnte. Mitarbeiter:innen profitieren neben dem Wegfallen des Arbeitsweges u.a. von einer besseren Work-Life-Balance und einem effizienteren Zeitmanagement, wie Umfragen ergaben.

Neben der Vielzahl an Vorteilen für Unternehmen und Belegschaft, die mit der Arbeit von zuhause Einzug hielten, kamen jedoch auch Herausforderungen.Die Zusammenarbeit an Projekten sowie virtuelle Meetings waren besonders in der Anfangsphase schwierig – nicht nur von technischer Seite, auch psychisch sahen sich Mitarbeiter:innen Belastungen ausgesetzt. Der abrupte Wechsel ins Home Office und die zahlreichen virtuellen Meetings, die daraus folgten, prägten schließlich den Begriff “Zoom-Fatigue”: Virtuelle Besprechungen wurden als eine Belastung für Mitarbeiter:innen erkannt, da bei der Kommunikation über Videokonferenz-Tools viele Informationen verloren gehen, während andere Informationen massiv verstärkt werden, die Menschen in der echten Welt teils unbewusst aufnehmen. Durch bildschirmfüllende Videokonferenzen mit Kolleg:innen unterliegen wir z. B. unbewusst einer konstanten Anspannung – denn in der Realität ein Gesicht so nah vor uns zu sehen bedeutet, sich in einer potentiellen Konfliktsituation zu befinden.

Was sind die Vorteile von Visual Collaboration?

Um Meetings angenehmer und letztendlich effizienter zu gestalten, nutzen immer mehr Unternehmen Visual Collaboration-Lösungen, wie zum Beispiel Online Whiteboards. Die Arbeit mit solchen Anwendungen bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich. Vor allem in Unternehmen, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, kann ein virtuelles Whiteboard die Produktivität und Koordination von Aufgaben steigern: Auf einem Online Whiteboard können beliebig viele Personen synchron und asynchron gemeinsam arbeiten. Erstellte Boards bleiben bestehen und Teams haben jederzeit von jedem Ort aus Zugriff darauf. Da viele Tools direkt aus dem Browser herauslaufen, benötigen sie keine Installation der Anwendung. Des Weiteren ermöglichen solche Anwendungen auch introvertierten Kolleg:innen, sich an der Ideenfindung zu beteiligen, indem sie Beiträge anonymisiert abgeben können.

Was sind die Funktionen von Visual Collaboration Tools?

• Implementierung von Bildern, Videos und andere Dateien per Drag&Drop
• Zeichentools
• Einfache Share-Funktion und zielgenaue Verwaltung von Zugriffsrechten
• Integration gängiger Anwendungen wie Dropbox, MS Teams und Google Drive
• Moderationstools, um Nutzer:innen über das Board zu führen
• Stoppuhr-Funktion, um das Meeting beim Thema zu halten
• Anonymes Abstimmungstool für Ideen und Vorschläge
• Möglichkeit der gezielten Zuweisung von Aufgaben an individuelle Boardteilnehmer:innen

Visual Collaboration Tools und Datenschutz

Viele Unternehmen vergessen beispielsweise bei der Nutzung einer solchen Lösung, dass sie – wie andere Anwendungen und Services auch – Daten verarbeitet, die unter Umständen sensibel sein können. Eine genaue Prüfung des gewählten Anbieters im Vorhinein erspart hier späteres Kopfzerbrechen. Läuft das Visual Collaboration Tool zudem nicht im eigenen Rechenzentrum, sondern in einer Cloud, kommen Datenschutzfragen hinzu:

• Wo werden die Informationen, die User im Tool austauschen, gespeichert?
• Weist der Cloud-Anbieter meiner Lösung ein Niveau auf, das dem deutschen und europäischen Datenschutz entspricht?
• Kann ich mir sicher sein, dass nur berechtigte Personen auf die Daten zugreifen dürfen?

ommt es zu einem Datenleak bzw. einem Hack der gespeicherten Daten, kann es für Unternehmen unangenehm werden, besonders wenn sensible bzw. personenbezogene Daten in die Hände unberechtigter Dritter gelangen. Die Strafen für solche Datenschutzverstöße sind hoch und können, nicht zuletzt der DSGVO wegen, in die Millionenhöhe gehen. Für kleine und mittlere Unternehmen kann ein solcher Datenschutzvorfall deswegen schnell geschäftsgefährdend werden, auch wenn nach bestem Wissen und Gewissen gehandelt wurde.

Die sichere und intuitive Online Whiteboard Lösung: Conceptboard

Eine hohe Übereinstimmung der Lösung mit Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO ist daher Pflicht: Denn nur so können Unternehmen sicherstellen, dass die gesamte Datenverarbeitung nach den hohen Datenschutzstandards der Europäischen Union erfolgt. Sofern eine Auslagerung der Daten in Drittländern außerhalb der EU stattfindet, müssen Anbieter zusätzliche Maßnahmen zur Sicherung der Daten ergreifen, und diese dem Kunden auf Anfrage darlegen.

Weitere im Rahmen der DSGVO geforderte Schutzmaßnahmen, die der Abschirmung der Inhalte vor unautorisiertem Zugriff Dritter dienen, beinhalten die Verschlüsselung der Daten, den Schutz der physischen Infrastruktur, oder Sicherheitstrainings der Mitarbeiter:innen. Die Umsetzung dieser Anforderungen veröffentlicht der Anbieter als dessen technische und organisatorische Maßnahmen (TOM).

Das Stuttgarter Unternehmen Conceptboard beispielsweise gibt Unternehmen mit seinem Visual Collaboration Tool eine Lösung für die ortsunabhängige, synchrone und asynchrone Zusammenarbeit an die Hand, die mit der DSGVO konform ist. Durch die Verwendung von deutschen Rechenzentren und zertifizierten Partnern erfüllt Conceptboard höchste Datenschutzstandards. Die Zertifizierung mit der ISO 27001 bescheinigt den Stuttgartern zudem den sicheren Umgang mit sicherheitsrelevanten Assets. Dazu gehören Unternehmenskultur, Umweltbedingungen, regulatorische Anforderungen, vertragliche und rechtliche Verpflichtungen.

Eine detaillierte Nutzerverwaltung garantiert Verantwortlichen außerdem den Überblick darüber, welche Personen auf welche Boards (und damit ggf. kritischen Informationen) zugreifen und sie bearbeiten bzw. löschen können.

Visual Collaboration Tools als Zukunft der Arbeit

Die vorangegangene Home Office-Pflicht war ein Katalysator für das, was als “New Work” gilt: Die orts- und sogar zeitunabhängige Arbeitswelt, in der Mitarbeiter:innen frei sind selbst zu entscheiden, von wo und wann sie ihre Aufgaben erledigen. Damit Unternehmen bestmöglich von dieser agilen Arbeitswelt profitieren können, bedarf es Lösungen zur Visual Collaboration. Conceptboard beispielsweise hilft Organisationen dabei, die gemeinsame Arbeit an Projekten nicht nur angenehmer und effizienter zu gestalten: Durch bestmöglichen Datenschutz stellt Conceptboard sicher, dass Daten von Unternehmen nicht in die falschen Hände geraten.