Cloud-Telefonie
Moderne Kommunikation mit traditioneller Telefonie verbinden und in der Cloud verankern
Wie Cloud-Telefonie die Kommunikation verstärkt
Von Gerd Triebel, UCC-Experte für Voice Lösungen mit MS Teams bei Ostertag De-TeWe
Technik und Modern-Work-Faktoren verändern die Arbeitswelt rasend – und damit auch die Kommunikation und Anforderungen der Kunden an Lösungen. Doch bei aller Begeisterung über die neuen Möglichkeiten zeigt der Fokus auf Büroarbeiter nur die halbe Wahrheit. Natürlich gibt es Millionen Wissensarbeiter am PC/Laptop, aber nach wie vor einen gehörigen Anteil von Arbeitern, Krankenschwestern, Handwerkern und Servicekräften vor Ort, nicht am Schreibtisch. Für sie alle müssen Kommunikationslösungen gefunden werden, oft innerhalb einer Organisation. Die Herausforderung: die Ansprüche der Mitarbeiter, die Tätigkeit und die vorhandene TK-Anlage und andere Kommunikationsgeräte unter einen Hut zu bringen.
Dabei müssen Dienstleister eine Fülle von Einflussfaktoren aufgreifen:
- Neue Arbeitsplatzmodelle sind hybrid
- Die Disruption traditioneller Geschäftsmodelle
- Digitalisierung ist ein Muss
- Die Wirtschaftlichkeit und Produktivität des Mitarbeiters
- Die hohen Ansprüche von Arbeitnehmern an Technik und Work-Life-Balance
- Kostenaspekte und ROI
- Verfügbarkeit und Erhöhung von Bandbreite
- Neue Technologien
- Verstärkte mobile Tätigkeit und Arbeit von zuhause sind mit hybrid Work ideal zu realisie-ren
- Höhere Akzeptanz von Videomeetings, die auch Dienstreisen reduzieren
Die Anzahl der täglichen Teams-Nutzer weltweit hat sich binnen drei Jahren versiebenfacht. Die Mitarbeiter finden sich im Büro in einer neuen digitalen Welt wieder. Oft bleibt aber das Telefon außen vor. Es ist technisch gesehen ein Fremdfaktor und oft nicht ganzheitlich integriert. Die Unternehmen können jetzt voll in Microsoft 365 investieren und alles darüber laufen lassen. Oder das vorhandene TK-System konsolidieren. Letzteres spart am Anfang Geld, ist aber nicht die modernste Lösung, hinsichtlich der rasanten Entwicklungen, es kann daher auch in der Wirklichkeit teurer werden und trifft häufig nicht die Erwartungen der Mitarbeiter.
Wenn Kunden zu uns kommen und nach Cloud-Lösungen fragen, wollen sie meist MS Teams, die TK-Anlage und andere Geräte miteinander verbinden. Wenn es nicht gerade ein Startup ist, müssen die bestehende Infrastruktur und Arbeitsabläufe mitintegriert werden. Je komplexer ein Unternehmen und der Gerätepark, etwa ein Autobauer, ein Krankenhaus oder Kongresshotel, umso aufwändiger die Aufgabenstellung:
- Wissensarbeiter benutzen Tischtelefon, PC/Laptop, Smartphone.
- Arbeiter greifen auf DECT, analoge Telefonie, Totmannschaltung zurück.
- Speziallösungen sehen Konferenzraumsysteme, Contact-Center, Vermittlungsplatz, Auf-zugnotruf, Sprachaufzeichnung oder Fax vor.
Von der Stange oder maßgeschneidert?
Damit werden auch die IT-Projekte komplexer – sofern man nicht ein Produkt von der Stange kauft, was aber wie ein Fast Food-Restaurant funktioniert: Wenn man einen Burger bestellt, ist alles genau standardisiert. Man kann nicht sagen: „Ich hätte gern den Burger ohne oder mit zwei Gurken.“ Dann muss man etwas anderes bestellen. Die Entscheidung muss also fallen zwischen: Möchte ich eine Standardlösung oder etwas Maßkonfektioniertes? Bei uns beispielsweise gibt es drei Alternativen mit angepasster Standardisierung und eine Lösung als Maßkonfektion.
Das Ideal ist, wenn alles integriert, vereinheitlicht oder gar transformiert ist – in dieser Reihenfolge der Evolution. MS Teams- und Cloudlösungen können das, entweder mit MS Teams als alleiniger Kommunikationslösung, einer Kombination oder komplett mit Clouddiensten. Dabei liegen die Vorteile der Cloud auf der Hand. Ihr Einsatz hängt aber von den Anforderungen des Unternehmens ab:
- Cloud-Integration gewinnt durch SaaS an Effizienz
- Cloud-Integration ist kosteneffizienter
- Mit Cloud-Lösungen kann man schneller auf wachsende und sich verändernde unterneh-merische Rahmenbedingungen reagieren
- Skalierung: Integration verschiedener Lösungen ist schneller umzusetzen
Die Stärke der Cloud wird erst bei vielen Nutzern ausgereizt
Die Pandemie hat den Umstieg auf Cloud-Dienste vorangetrieben. Dabei haben viele Unternehmen auf Ad-hoc-Lösungen gesetzt. Nun muss der neue Status-Quo in langfristig funktionierende Strukturen überführt werden. Denn für Unternehmen eignet sich kaum eine Cloud-Anwendung besser als die Telefonie – die standortübergreifend und mobil zur Verfügung steht. Und: Die Power der Cloud wird besonders bei einer hohen Stückzahl ausgespielt.
Wer seinen Mitarbeitern eine moderne technische Ausstattung bieten möchte, kommt um eine Teams-Integration nicht herum. Unternehmen mit Weitblick erkennen auch die wirtschaftlichen Vorteile, die die Verbindung der Kommunikationssysteme durch eine enorme Anzahl an „Eh-da-Effekten“ mit sich bringt. Die MS Teams-Integration ist damit eine Investition in Zukunftstechnologie – und sie lässt sich schnell bereitstellen. So ein Integrationsprojekt kann innerhalb von 2-3 Wochen bei Standardlösungen und drei bis sechs Monate bei Maßkonfektion als Integrationsstrategie umgesetzt und nahtlos in die sprachbasierten Kommunikationsprozesse integriert werden.
