Es bleibt ein kontroverses Thema

Technisch ist vieles möglich, nicht alles ist rechtlich erlaubt und zielführend – wie so oft gilt es die richtige Balance zu finden

Telearbeit ist in vielen Branchen zum neuen Standard geworden. Daher muss die Unternehmensführung jetzt ihre verteilt stationierten Mitarbeiter bestmöglich unterstützen. Dies gilt vor allem für die Tools, die sie benötigen, um ihre Arbeit weiter zu erledigen. IT-Fachkräfte können nicht schnell die Telearbeitsplätze aufsuchen, um nach dem Rechten zu sehen. Daher benötigen Unternehmen neue technologische Lösungen, um das gleiche Produktivitätsniveau wie gewohnt aufrechtzuerhalten.

Seit Anfang 2021 ist Atera , Anbieter eine cloudbasierten Plattform für Remote Monitoring & Management (RMM), Professional Service Automation (PSA) und IT-Fernzugriff in der DACH-Region aktiv. Mit einer Finanzspritze in Höhe von 25 Millionen Dollar, die das Unternehmen vor zwei Wochen bekanntgab, will Atera nun massiv in Wachstum investieren. Weltweit nutzen schon 6.000 Unternehmen die Plattform. Diese umfangreiche Erfahrung in Sachen Monitoring ist Grundlage für Ateras Bewertung des kritisches Themas „Mitarbeitermonitoring“.

Für viele Unternehmen ist Mitarbeitermonitoring die logische Lösung, um die Herausforderungen der Telearbeit zu meistern und gleichzeitig die Integrität und Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen zu erhalten. Mit Hilfe eines Managed-Service-Providers und einer RMM-Software (Remote Monitoring and Management) können sie die Arbeit ihrer Mitarbeiter von überall aus monitoren, sicherstellen, dass alle erforderlichen Ressourcen verfügbar sind, und professionellen IT-Support bieten, wenn Probleme auftreten. Das Monitoring ist nur ein weiteres Tool, von dem Geschäftsführung, aber auch Mitarbeiter profitieren können, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Natürlich birgt das Monitoring auch eine Reihe von Problemen für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. In Deutschland sind dem Arbeitgeber bei der Mitarbeiterkontrolle enge Grenzen gesetzt.

Es gilt immer die individuellen Rechte von Arbeitnehmern, die Mitbestimmung des Betriebsrats und den Datenschutz zu berücksichtigen. Mitarbeiter könnten Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes haben, und die Geschäftsführung muss klären, ob sich die Investition in Monitoring-Tools für ihr Unternehmen überhaupt lohnt. Wie bei jeder anderen Ausgabe oder Änderung von Richtlinien müssen sich Führungskräfte auch mit der Kontrolle von Mitarbeitern vertraut machen und wie sie diese für ihr Unternehmen einsetzen können.

Arten der Mitarbeitermonitoring

Obwohl die Idee nicht neu ist, hat der Fortschritt der Technologie den Weg für verschiedene Arten des Mitarbeitermonitorings geebnet, die je nach Rechtslage eingesetzt werden dürfen. Atera nennt einige der gängigsten Formen:

• Website-Tracking: Web-Tracking-Tools zeigen, was Mitarbeiter online tun, einschließlich der Websites, auf denen sie Zeit verbringen. Dies funktioniert sowohl für Mitarbeiter an entfernten Standorten als auch im Büro und hilft sicherzustellen, dass sie einen angemessenen Teil ihrer Zeit mit nicht-arbeitsbezogenen Aktivitäten verbringen.
• Anwendungsüberwachung: Mit diesen Überwachungstools ist sichtbar, wie Anwendungen, Tools, Programme und die dazugehörige Infrastruktur genutzt werden. Die Tools sammeln Daten und Metadaten, auf die Benutzer zurückgreifen können und die ihnen einen Einblick in die Leistung der Anwendung geben.
• Tracking sozialer Medien: Bei dieser Art des Monitorings geht es darum, die beruflichen Social-Media-Profile der Mitarbeiter im Auge zu behalten, ebenso wie die private Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit.
• E-Mail-Verfolgung: Diese Art der Kontrolle beinhaltet das Lesen von Firmen-E-Mails, die an und von den Mitarbeitern gesendet werden. Dies hilft, die interne und externe Kommunikation im Auge zu behalten. Rechtlich sind hier enge Grenzen gesetzt.
• Telefonmonitoring: Es gibt die Möglichkeit, geschäftliche Telefongespräche, Voicemails und Videoanrufe aufzuzeichnen und abzuhören. In Call Centern gängige Praxis und zugleich ein sensibler Punkt.
• Keylogging: Keylogging-Software zeichnet die Anschläge einer Tastatur auf, so dass Unternehmen sehen können, was ihre Mitarbeiter tippen. Dies kann eine wertvolle Aufzeichnung darüber liefern, wie Mitarbeiter ihre Arbeitsgeräte verwenden, aber es gibt Einschränkungen bei der Verwendung von Keyloggern und eine fragwürdige Legalität, wenn sie am Arbeitsplatz eingesetzt werden.
• Zeiterfassung: Dies beinhaltet, dass die Stechuhr virtuell ist. Genau wie in einer traditionellen Umgebung verwenden die Mitarbeiter eine digitale Stechuhr, um sich bei Arbeitsbeginn ein- und bei Arbeitsende auszustempeln. Dies könnte auch das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln jede Woche oder das Nachverfolgen von Mitarbeiterzeiten und -aktivitäten beinhalten.
• GPS-Verfolgung: Bei dieser Methode verfolgen Arbeitgeber den GPS-Standort ihrer Mitarbeiter, so dass sie genau sehen können, wo sich diese gerade befinden. Diese Methode funktioniert jedoch in der Regel nur, wenn die Mitarbeiter firmeneigene Geräte und Fahrzeuge verwenden. Wenn Unternehmen eine BYOD-Richtlinie haben, können sie GPS-Tracking möglicherweise nicht auf den privaten Geräten der Mitarbeiter einsetzen.
• Videoüberwachung: Diese Art der Überwachung hat sich in den letzten Jahrzehnten in vielen Unternehmen durchgesetzt. Unternehmen richten hierzu Videokameras ein, um die täglichen Aktivitäten ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Während dies in einer Büroumgebung funktionieren kann, ist es für abgelegene Umgebungen möglicherweise nicht machbar und rechtlich eingeschränkt.

Es gibt keine Einheitslösung für das Mitarbeitermonitoring. Je nach den speziellen Anforderungen eines Unternehmens kann eine Art besser funktionieren als eine andere. Entscheidend ist, eine Lösung zu finden, die gut zum Unternehmen passt. Unternehmen müssen nicht ihre Mitarbeiter und alle ihre Aktivitäten zu 100 Prozent zu überwachen, sie können es mit einer selektiven Überwachung versuchen. Einfach ausgedrückt, müssen nicht alle Mitarbeiter gleichermaßen oder auf die gleiche Art und Weise gemonitort werden.

Zum Beispiel können Unternehmen Mitarbeiter, die Schwierigkeiten haben, gründlicher monitoren, um sicherzustellen, dass sie mit ihrer Arbeit mithalten können, während Sie Mitarbeitern, die die Leistungsziele konsequent erfüllen, mehr Nachsicht entgegenbringen. Durch einen selektiven Ansatz können Unternehmen Mitarbeiter, die zusätzliche Unterstützung benötigen, besser im Auge behalten, natürlich ohne in ihre Privatsphäre einzudringen.

Auch muss das Monitoring von Mitarbeitern nicht per se etwas Negatives sein. Es wird oft als Mittel zur Abschreckung und Bestrafung von schlechtem Verhalten angepriesen, aber es kann auch dazu verwendet werden, die Leistungen der Mitarbeiter zu entdecken und zu würdigen. Es kann schwierig sein, genau zu bestimmen, wie gut Mitarbeiter sind, besonders, wenn sie in einer entfernten Umgebung arbeiten, aber ihre Erfolge müssen trotzdem anerkannt und gewürdigt werden. Auf diese Weise können Unternehmen versuchen, das Monitoring zu einer positiven Kraft zu machen, die dazu beiträgt, den Erfolg am Arbeitsplatz zu steigern.

Nachteile des Mitarbeitermonitoring

Obwohl Monitoring positiv umgesetzt werden kann, gibt es einige Nachteile, die mit dem Mitarbeitermonitoring verbunden sind, vor denen Atera warnt:

Ethik und Gefühle des Misstrauens

Es gibt ethische Bedenken, wenn es um die Überwachung von Mitarbeitern geht, besonders was die Arbeitsmoral betrifft. Mitarbeiter könnten das Gefühl haben, dass der Arbeitgeber ihre Privatsphäre verletzt, sie nicht respektiert oder ihnen nicht vertraut. Das wiederum kann zu Unmut führen, das Vertrauen in sie mindern und die Arbeitsmoral senken.

Unzufriedene Mitarbeiter sind nicht nur weniger produktiv, sondern verlassen ihr Unternehmen mit höherer Wahrscheinlichkeit eher. Eine hohe Fluktuation kann den Gewinn schmälern, die verbleibenden Mitarbeiter stärker belasten und den Ruf des Unternehmens bei zukünftigen Bewerbern schädigen. Wenn Unternehmen also nicht aufpassen, könnte die Überwachung genau den gegenteiligen Effekt haben, den sie sich ursprünglich erhofft haben.

Obwohl es unvermeidlich ist, die Gefühle einiger Mitarbeiter zu verletzen, gibt es Möglichkeiten, die Überwachung auf ethische Weise umzusetzen. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern mitteilen, dass sie planen, sie zu überwachen, einschließlich der Methoden, die sie verwenden werden, nach welchen Informationen sie suchen und wie sie die Daten verwenden könnten. Sie können ihren Mitarbeitern sogar erlauben, der Überwachung schriftlich zuzustimmen, so dass sie einen Nachweis über ihre Zustimmung haben.

Kosten in Form von Zeit und Ressourcen

Das Monitoring von Mitarbeitern erfordert Zeit und kostet Geld. Projektverantwortliche müssen recherchieren, um die richtigen Überwachungstools zu finden, eine neue Richtlinie erstellen und diese dann tatsächlich im Unternehmen implementieren. Sobald das System eingerichtet ist, müssen sie daran arbeiten, ihre Überwachungs- und Verwaltungsprozesse zu verfeinern, um einen maximalen Effekt zu erzielen. Außerdem müssen sie alle gesammelten Informationen sichten, wenn sie diese Daten zur Geschäftsoptimierung nutzen wollen.

Wenn Unternehmen Zeit, Geld und Energie in die Überwachung ihrer Mitarbeiter investieren, wird die Aufmerksamkeit möglicherweise von anderen Aufgaben oder Projekten abgezogen. Je nachdem, welche Tools sie verwenden und wie stark sie sich engagieren, könnte es zu einer dauerhaften Verschiebung im Arbeitsablauf kommen. Letztendlich kann sich die Investition lohnen, aber es gibt keine Möglichkeit, die mit der Mitarbeiterkontrolle verbundenen Kosten vollständig zu vermeiden.

Rechtliche Implikationen und Risiken

Unternehmen gehen ein gewisses rechtliches Risiko ein, wenn sie sich für das Monitoring ihrer Mitarbeiter entscheiden. Bevor Unternehmen eine Lösung implementieren, müssen sie sicherstellen, dass die Maßnahmen rechtlich konform sind. Selbst wenn sie die lokalen Überwachungsgesetze befolgen, ist es leicht möglich, ihre Mitarbeiter zu sehr zu überwachen, was eine Reihe von Risiken mit sich bringt. Zu viel Überwachung kann Zugang zu persönlichen Mitarbeiterdaten verschaffen, einschließlich privater Kommunikation, medizinischer Unterlagen und sensibler Finanzdaten. Unternehmen sind dann dafür verantwortlich, diese sensiblen Informationen und Daten zu schützen. Wenn sie dies nicht tun und diese Informationen nach außen dringen, riskieren Unternehmen, ihren Ruf bei zukünftigen Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen zu schädigen, neben rechtlichen Problemen.

Wenn Unternehmen nicht vorsichtig sind, könnten ihre Überwachungsaktivitäten sogar zu einem Gerichtsverfahren führen. Als Arbeitgeber haben sie zwar das Recht, ihre Mitarbeiter mit vielen verschiedenen Mitteln zu überwachen, aber die Mitarbeiter haben auch ein Recht auf Privatsphäre. Eine Überwachung, die aufdringlich oder betrügerisch ist oder in das Privatleben der Mitarbeiter eingreift, kann dieses Recht auf Privatsphäre verletzen. Ein Eindringen in die Privatsphäre kann leicht zu einer Klage gegen das Unternehmen führen, warnt Atera.

Vorteile des Mitarbeitermonitoring

Trotz dieser Nachteile bietet das Monitoring der Mitarbeiter einige wichtige Vorteile – sowohl für Unternehmen als auch ihre Mitarbeiter:

Gesteigerte Produktivität

Die Überwachung der Mitarbeiter kann deren Produktivität erhöhen. Wissenschaftliche Untersuchungen haben ergeben, dass Menschen ihre Leistung verbessern, wenn sie ein Publikum haben. Eine Studie, die den Einsatz von IT-Überwachungslösungen untersuchte, ergab, dass Mitarbeiter ihre Produktivität steigern, wenn sie wissen, dass ihre Vorgesetzten sie beobachten. Das Monitoring von Mitarbeitern kann sich generell positiv auf das Geschäftsergebnis auswirken. Unternehmen können die Vorteile der Überwachung noch verstärken, indem sie Belohnungen und Anreize anbieten. Studien gehen davon aus, dass gut strukturierte Incentive-Programme für die Mitarbeiter motivierend wirken und sie dazu anregen, ihre Leistung zu verbessern. Außerdem können Unternehmen mit einem besseren Einblick in die Leistung der Mitarbeiter Belohnungen für erhöhte Produktivität oder besonders hochwertige Arbeit anbieten.

Verbesserte Teamleistung

Mit der Mitarbeiterüberwachung können Unternehmen sehen, was die Mitarbeiter an ihren Arbeitstagen tun, einschließlich der Art und Weise, wie sie zusammenarbeiten. Mit diesen Informationen lassen sich stärkere Teams bilden, die ihre Arbeit als Einheit verbessern können. Unternehmen können auch mehr über die Stärken und Schwächen ihrer Mitarbeiter erfahren und die Arbeit so zuteilen, dass erstere maximiert und letztere minimiert werden. Dies führt zu ausgewogeneren Teams, die schneller qualitativ hochwertigere Arbeit produzieren können. All dieses Wissen kommt auch den Mitarbeitern zugute. Niemand arbeitet gerne mit jemandem zusammen, der sich vor der Arbeit und vor seiner Verantwortung drückt oder mit dem man nur schwer kommunizieren kann. Wahrscheinlich arbeiten die Beschäftigten auch lieber an Aufgaben, die ihnen nicht unangenehm sind oder mit denen sie sich schwertun. Mit anderen Worten: Mit den Informationen aus der Überwachung können Unternehmen die Arbeitsabläufe und die Zeit bei der Arbeit angenehmer gestalten.

Kosteneffizienz

Auch wenn es eine gewisse Investition erfordert, kann eine sorgfältig durchgeführte Mitarbeiterüberwachung Unternehmen letztendlich helfen, Geld zu sparen. Mit Überwachungslösungen können sie feststellen, auf welche Weise ihre Mitarbeiter sie Geld kosten. Mit der Mitarbeiterüberwachung können sie entdecken, wenn jemand Firmenzeit verschwendet oder sogar Zeitbetrug begeht.

Weniger dramatisch ist, dass sie damit auch feststellen können, ob ihre Mitarbeiter mit bestimmten Aufgaben zu kämpfen haben oder bestimmte Produktivitätsziele nicht erreichen können. Dies ermöglicht es, mit ihnen zu sprechen und eine Lösung zu finden, die ihnen hilft, sich zu verbessern. Das frühzeitige Erkennen dieser Probleme verhindert weitere Verluste und bietet die Chance, Verluste schneller wieder auszugleichen.

Erhöhte interne Sicherheit und Schutz vor Belästigung

Schließlich kann das Mitarbeitermonitoring positive Auswirkungen auf die Cybersicherheit haben und zum Schutz der Mitarbeiter beitragen. Es gibt viele Bedrohungen, denen Kunden ausgesetzt sind, aber auch Mitarbeiter und deren persönliche Daten sind anfällig für Bedrohungen von außen. Mit einem Überwachungs-Tool können Unternehmen Bedrohungen erfassen, die ihre Mitarbeiter nicht bemerken. Unternehmen werden alarmiert, wenn jemand auf Daten oder Informationen zugreift, die er nicht haben soll, und sie können andere Arten von verdächtigem oder bösartigem Verhalten aus internen und externen Quellen erkennen.

In ähnlicher Weise können Unternehmen auch das unangemessene Verhalten ihrer Mitarbeiter aufdecken. Dazu kann die Belästigung anderer Mitarbeiter oder Kunden gehören, Informationen über Trunkenheit während der Arbeit, Beweise für Diebstahl oder andere Verhaltensweisen, die die Qualität und Sicherheit ihres Arbeitsplatzes verringern.

Letztendlich ist das Monitoring von Mitarbeitern nicht per se gut oder schlecht, meint Atera. Es hängt alles davon ab, was Unternehmen vorhaben und wie sie dies umsetzen wollen. Solange sie darauf achten, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu respektieren, kann das Monitoring für die Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes von großem Vorteil sein.